Desafío

Fundada hace más de 100 años, PGA aumentó su base de fanáticos al promover el golf a través de programas de golf innovadores, comercio electrónico y un marketplace en línea que permite a los golfistas contratar directamente a entrenadores certificados de PGA para recibir lecciones. Sin embargo, los diferentes sistemas de datos heredados y los procesos manuales crearon fricción y frustración para los golfistas, entrenadores y PGA en sus diversas plataformas digitales.

«Al comienzo de nuestra transformación digital en 2017, enfrentamos algunos desafíos importantes con las plataformas tecnológicas que teníamos», manifestó George Whitaker, director sénior de Tecnología Empresarial de PGA. «Teníamos sistemas de datos dispares y errores críticos de producción constantes. También transferimos los pagos a los entrenadores mediante cheque, lo que dio como resultado un ciclo de tiempo de pago que debía ser más rápido. Todo se combinó para crear una pesadilla contable».

PGA también luchó con un cumplimiento de la normativa PCI débil, controles de datos poco claros y una miríada de consideraciones financieras debido a su combinación única de modelos comerciales. Con un proceso de conciliación de facturas manual que tomaba semanas cada período y que a menudo generaba errores costosos, el proceso de cierre financiero de la organización también necesitaba una solución. PGA se propuso modernizar sus procesos y sistemas financieros backend, obtener más visibilidad de los pagos y mejorar la experiencia de pago para usuarios internos y externos. Afortunadamente, PGA ya usaba Stripe para aceptar pagos de cuotas de membresía y compras en línea, por lo que tenía acceso a una solución.

Solución

PGA eligió Stripe para mejorar su infraestructura financiera, que comenzó con una integración a su plataforma de gestión financiera Workday. PGA usó Stripe para optimizar y mejorar la experiencia de los entrenadores y golfistas a medida que se registran y pagan las tarifas de las solicitudes y las lecciones. Dado que también había usado Stripe para cobrar las cuotas de membresía, PGA ahora tenía una visibilidad detallada de sus finanzas de extremo a extremo en todas las plataformas utilizadas para administrar su negocio.

«La API de Stripe nos permite crear una conexión directa con Workday para que podamos obtener instantáneamente datos de las facturas y los pagos para conciliaciones de cuentas más precisas, mucho más fáciles que conciliaciones a través del banco», dijo Whitaker. «Stripe nos dio una manera rápida y fácil de brindar una mejor experiencia de pago».

Con solo un desarrollador, PGA usó la API de Stripe para crear una conexión personalizada con su backend de Workday, que recolecta automáticamente datos de las facturas y los pagos de más de 10 secciones regionales. También reemplazó sus procesos de pagos manuales con Stripe Connect para lanzar una plataforma intuitiva, lo que dio como resultado transacciones rápidas y sin problemas cuando los golfistas usaban el marketplace de la PGA para contratar entrenadores certificados por la PGA para las lecciones.

Resultados

PGA, como muchas organizaciones grandes, necesitaba simplicidad operativa, especialmente en lo que respecta a los ingresos y el flujo de efectivo. Eligió a Stripe para modernizar su infraestructura de pagos como parte de un esfuerzo de transformación digital más amplio.

Solo se necesita un desarrollador para integrar Stripe con Workday

La documentación detallada que acompaña a la API de Stripe le dio a PGA la confianza para crear una conexión personalizada con su backend financiero de Workday existente con un solo desarrollador. Ahora, PGA incorpora datos de Stripe en Workday para automatizar su proceso de conciliación de pagos.

Whitaker dijo: «Stripe es fácil de desarrollar, intuitivo y adaptable. Las API realmente ahorran tiempo y brindan pagos y datos de facturación más precisos para nuestros equipos de finanzas y contabilidad. Los sistemas de comerciantes tradicionales y las pasarelas de pago no pueden hacer nada como esto».

Ahorro de 40 horas al mes con pagos automáticos para más de 1500 entrenadores

La plataforma de entrenamiento anterior de PGA no permitía a los golfistas pagar directamente a los entrenadores, por lo que los pagos eran manuales y, a menudo, se retrasaban un mes o más. Con Stripe, PGA reemplazó rápidamente esos procesos con pagos automatizados. Esto ahorró a la organización 20 horas al mes en el procesamiento de pagos de entrenadores y otras 20 horas al mes en conciliaciones de tarjetas de crédito.

«Stripe nos llevó de un proceso de pago insoportable para los entrenadores a uno que ocurre automáticamente. Nuestro equipo de pago ni siquiera necesita participar y los entrenadores reciben su pago directamente en días», dijo Seth McGuinness, gerente de producto de PGA.