Zespół Zarządczy

Niezależnie od ZZ zwiększy się liczba grup wolontariuszy, takich jak komisja Wikigrantów czy grupa wikirezydentów. Z reguły będą one bardziej skierowane na wymianę opinii, dyskusję i współpracę. Grupy te będą przeznaczone dla osób, które chciałyby "po prostu pomóc" w drobnych sprawach, zostawiając komuś innemu decyzyjność i odpowiedzialność za cały obszar.

Większość dziedzin, w których działa Stowarzyszenie, potrzebuje regularnej opieki:

• opieka powinna być sprawowana przez wyznaczoną osobę, która będzie czuła odpowiedzialność za swoją dziedzinę,
• z doświadczeń innych organizacji Wikimedia wynika, że powinien być to wolontariusz, a nie płatny dyrektor do spraw (na przykład) edukacji,
• ta osoba może mieć do dyspozycji duży budżet, pracowników i pomocnych wolontariuszy.

Zarząd zachowa koordynowanie całości oraz bezpośredni wpływ na:

• współpracę międzynarodową z organizacjami Wikimedia,
• współpracę z podobnymi organizacjami w kraju,
• zarządzanie finansami,
• zgodność z prawem,
• wsparcie osób zaangażowanych w organizację,
• koordynowanie zadaniami.

Członkowie ZZ:

1. na bieżąco, z intensywnością według woli (aktywność co ok. 2 tygodnie zazwyczaj wystarcza):
   1. powinni kierować wykonaniem planu 3-letniego – głównie poprzez przyjmowanie lub odrzucanie przedstawianych im projektów w swoich obszarach (funkcja sponsora projektu),
   2. mogą mentorować pracownikom i przekazywać im opinie, w szczególności wspierać rozwój pracowników w ich specjalizacji (funkcja „trenera”),
2. raz na kwartał: powinni uczestniczyć w sesji prezentacji dyrektora i pracowników o stanie wykonania planu rocznego,
3. raz na pół roku: powinni przedstawiać ZZ informacje o podległych obszarach (monitorowanie połówkowe i podsumowanie roczne),
4. raz w roku:
   1. na koniec roku: powinni przygotować (z pomocą dyrektora i zarządu) projekt planu i budżetu rocznego w swoich obszarach, dbając, by plan i budżet były spójne, realistyczne i ułożone gospodarnie,
   2. powinni weryfikować projekty sprawozdań z działalności merytorycznej WMPL w przypisanych im zakresach (dla Walnego czy WMF),
   3. powinni proponować rozwój planu 3-letniego – w trakcie corocznego spotkania strategicznego ZZ powinni zgłaszać pomysły działań wieloletnich. Te pomysły mogą być związane z wydatkami rzędu kilkudziesięciu – kilkuset tysięcy złotych.

W ramach pełnienia swoich obowiązków dyrektor:

• zarządza pracownikami na co dzień, w tym ustala priorytetowe zadania (na bieżąco) i wykonuje bieżące czynności z zakresu prawa pracy,
• rekrutuje i szkoli pracowników i wolontariuszy,
• ocenia pracę pracowników,
• informuje ZZ o postępie spraw, pracy pracowników oraz o innych istotnych kwestiach, szczególnie wymagających podjęcia decyzji.

W ramach kierowania przypisanymi obszarami działalności WMPL członkowie ZZ:

1. mogą rekrutować pomocnych wolontariuszy,
2. kierują rozpoznawaniem potrzeb, grup odbiorców oraz odpowiadają za skuteczność działań,
3. zwracają uwagę na ważne informacje związane z przypisanymi im obszarami, przekazują ZZ informacje, które mogą być interesujące z perspektywy innych obszarów i pytają o takie informacje,
4. dbają o przekazywanie ważnych informacji grupom odbiorców pod kierunkiem członka ds. komunikacji,
5. informują:
   1. sekretarza na bieżąco, a jeśli to możliwe, to z wyprzedzeniem o absencji i niedyspozycjach,
   2. dyrektora o ew. problemach w pracy pracowników wymagających rozmów lub interwencji – nie prowadzą sami interwencji bez wiedzy dyrektora,
   3. dyrektora, w jakie projekty są zaangażowani w innym charakterze niż sponsora i w jakich rolach (starają się odróżniać swoją rolę liderską od pomocniczej).

Wykonanie decyzji zasadniczo nie należy do roli członka ZZ. Do wykonania decyzji staramy się angażować osoby spoza ZZ (wolontariuszy, pracowników, podmioty zewnętrzne). Dołączenie do ZZ nie ma być zatem prostą kontynuacją roli „szeregowego członka” WMPL.

Chcemy angażować wolontariuszy. Nie chcemy ich przeciążać ani zbytnio stresować. Zamiast „satysfakcjonującej płacy” oferujemy coś innego:

1. wiedzę i kompetencje:
   1. wprowadzenie w rolę: przedstawienie stanu Stowarzyszenia, sposobu i stylu współpracy, planów,
   2. wsparcie wiedzą co do długoterminowego kierunku rozwoju Stowarzyszenia,
   3. rozwój kompetencji (w tym szkolenia według indywidualnych potrzeb),
   4. raporty, dokumentację, archiwa potrzebne do podejmowania decyzji;
2. adekwatny do roli dostęp do środowiska Wikimediów (w tym ew. wprowadzenie w struktury międzynarodowe) oraz publiczne uznanie dla pracy dla Stowarzyszenia;
3. wsparcie współpracowników:
   1. (idealnie) dwóch zastępców i „druga para oczu”, która konsultuje w razie potrzeby,
   2. spotkanie roboczo-wypoczynkowe (strategiczne – o którym mowa w spisie zadań priorytetowych), coroczne (w okolicach sezonu letniego), najlepiej z dala od dużych miejscowości;
4. oprogramowanie:
   1. dostęp i szkolenie z narzędzi do zdalnej pracy zespołowej, w tym: Slack, Asana, skrzynka e-mail, prywatny dysk w chmurze, kalendarz,
   2. uprawnienia techniczne: uprawnienia na wiki Stowarzyszenia, w razie potrzeby także na innych stronach i kanałach komunikacji;
5. budżet na realizację pomysłów;
6. w razie potrzeby:
   1. sprzęt (laptop, telefon, drukarka/skaner, sprzęt do telekonferencji, kwalifikowany podpis elektroniczny),
   2. pełnomocnictwo,
   3. budżet wyjazdowy;
7. osobisty komfort pracy:
   1. prawo do odpoczynku, w tym dłuższych nieobecności;
   2. planowanie z dogodnym wyprzedzeniem,
   3. w planach: przestrzeń do współpracy (fizyczna przestrzeń spotkań w biurze Stowarzyszenia, logistyczne ułatwienia dojazdu, dostęp do serwisów telekonferencji i pracy zdalnej).

Nadzik, członek ZZ ds. szkolnictwa wyższego – jest wiceprezesem Fundacji na rzecz Polskiej Młodzieży im. Ludwika Rajchmana wspierającej utalentowaną młodzież. Piastował też szereg funkcji w samorządzie studentów Uniwersytetu Warszawskiego (przewodniczący komisji rewizyjnej, poseł na Parlament Studentów) i organach macierzystego wydziału (Rada Wydziału, Rada Dydaktyczna). Sam wciąż należy do grona młodszych wikimedian.

Yarl, członek ZZ ds. GLAM (pozyskiwania zasobów i współpracy z instytucjami kultury i dziedzictwa) – koordynował Wiki Lubi Zabytki i podobne konkursy. Jeździł na wiele konferencji międzynarodowych, na których dowiedział się, jak funkcjonuje współpraca GLAM-wiki. Stworzył oprogramowanie służące do masowego uploadu, używane przez… może setki GLAM-owiczów z całego świata.

• 
  Nadzik (2020)
• 
  Yarl (2019)

• 2018 – rozmowy zarządu o potrzebie powołania "pełnomocników zarządu" do określonych spraw
• od listopada 2019 do lutego 2020 – tworzenie spójnej wizji Zespołu Zarządczego w czasie spotkań zarządu w Warszawie
• czerwiec 2020 – przyjęcie Zasad prowadzenia spraw WMPL (określających zadania ZZ) uchwałą 14/2020
• czerwiec, lipiec 2020 – przedstawienie ZZ na Walnych Zebraniach Członków, zmniejszenie liczby członków zarządu do 3, początek rekrutacji do ZZ
• wrzesień 2020 – przyjęcie pierwszych wolontariuszy do ZZ uchwałą 19/2020, powierzenie im opieki nad wsparciem społeczności, GLAM i szkolnictwem wyższym
• grudzień 2020, styczeń 2021 – pierwsze planowanie roku w poszerzonym gronie