Студенческие трэвел-гранты
Научная комиссия ФГН рассматривает заявки на финансирование участия в научных мероприятиях с целью представления на нём доклада в течение всего учебного года.
Заявка на участие в научном мероприятии за рубежом (включая страны СНГ) подается не позднее чем за 45 дней до начала мероприятия.
Заявка на участие в научном мероприятии на территории России подается не позднее чем за 30 дней до начала мероприятия.
Условия подачи заявки на трэвел-грант
Порядок подачи заявки и компенсации расходов на поездку
Ознакомьтесь с лимитами средств, запрашиваемых на поездки
Лимиты и предельные нормы возмещения по трэвел-грантам
Студенты, соответствующие критериям, могут запросить дополнительное финансирование в Центре академического развития студентов
Подготовьте полный пакет документов
К заявке должны прилагаться следующие документы:
- Оригинал или копия приглашения для участия в мероприятии с указанием сроков и места проведения мероприятия и финансовых условий участия, а также сведений о включении представленного претендентом доклада в программу мероприятия с указанием автора, названия и типа доклада, аффилиации автора (в случае если планируется выступление с докладом);
- Полная программа научного мероприятия. Допускается представление предварительной программы научного мероприятия при наличии исчерпывающей информации об организаторах, оргкомитете, ссылки на сайт научного мероприятия и т.п. с условием представления после поездки полной программы или ссылки на ее размещение на сайте;
- Текст доклада на языке его представления, если претендент планирует выступать на мероприятии с докладом; постер и текст его презентации (сопровождающий текст), если планируется участие с постером;
- Рекомендация научного руководителя;
- Краткое CV с перечнем публикаций и описанием исследовательского опыта;
- Смета поездки с онлайн-ссылками на варианты планируемого размещения и билетов;
- Обоснование необходимости участия в данном мероприятии (если планируется участие с постером).
Заполните заявку в ЕЛК
ЕЛК → Сервисы → Научные сервисы → Трэвел-гранты для сотрудников, студентов, аспирантов
Полезные ссылки:
Следите за статусом заявки и ожидайте решения Научной комиссии
Важно отслеживать движение заявки в ЕЛК и своевременно вносить в неё изменения, если она поступает к Вам на доработку. Результат рассмотрения заявки отобразится там же.
Кроме того, в случае положительного решения Научной комиссии сотрудник бюро научной политики свяжется с Вами по корпоративной электронной почте.
N.B.: Вся коммуникация до положительного решения по трэвел-гранту происходит только через ЕЛК! Пожалуйста, регулярно проверяйте статус заявки.
Дождитесь выписки из протокола заседаний Научной комиссии и приказа об участии в научном мероприятии
В случае положительного решения по заявке сотрудники бюро научной политики подготовят приказ о Вашем участии в научном мероприятии на основе предоставленной Вами информации. Когда приказ будет подписан и принят к учёту, ответственный сотрудник направит его Вам.
Примите участие в конференции и начните готовить отчёт о поездке
Не забудьте собрать материалы для содержательного отчёта и новости о Вашей поездке, а также сохраните все документы, подтверждающие Ваши расходы (чеки, билеты, посадочные талоны и т.д.)!
Опубликуйте новость о Вашем участии в научном мероприятии на сайте структурного подразделения
Сразу после возвращения обратитесь к ответственному за ведение сайта Вашего подразделения с просьбой опубликовать новость о Вашей поездке. Предоставьте ему все необходимые материалы (фотографии, Ваш комментарий и т.д.).
Предоставьте отчётные материалы в бюро научной политики
В течение 3 рабочих дней после возвращения Вы должны предоставить в бюро научной политики два отчёта: содержательный и финансовый.
- Содержательный отчёт* нужно направить менеджеру бюро научной политики Хаертдиновой Йолдуз на адрес ykhaertdinova@hse.ru. Туда включаются презентация, окончательный текст доклада и программа мероприятия, а также ссылка на новость о поездке на сайте структурного подразделения.
- Финансовый отчёт необходимо принести лично в бюро научной политики по адресу ул. Старая Басманная, 21/4, каб. 307а. Он заполняется по формам ниже.
Финансовый отчёт о поездке на конференцию
Заявление на возмещение расходов
Без получения отчета Научная комиссия не сможет принять к рассмотрению Ваши последующие заявки на трэвел-гранты.
*Сотрудники бюро не публикуют отчёты в открытом доступе. Материалы являются подтверждением Вашего участия в конференции.
Предоставьте в Финансовую приёмную документы для компенсации расходов на поездку
После согласования и визирования заявления на возмещение расходов сдайте его в Финансовую приёмную по адресу Кривоколенный пер. 3а, 4 этаж (вход с ул. Мясницкая, 20). Обязательно приложите к нему все документы, подтверждающие Ваши расходы, а также приказ о Вашем участии в научном мероприятии и выписку из протокола заседания Научной комиссии ФГН.
Все документы на иностранном языке должны иметь перевод на русский язык (на отдельном листе напечатать перевод).
Обратите внимание: представители бухгалтерии могут связаться с Вами, если им понадобится что-либо уточнить или получить от Вас дополнительные документы. Очень важно своевременно реагировать на их письма/звонки.
Часто задаваемые вопросы
У Научной комиссии своя довольно длительная процедура экспертизы и рассмотрения заявок. Это обстоятельство нужно принимать во внимание до момента подачи заявки и заранее оценивать свои возможности. Предполагается, что заявитель решил участвовать в конференции независимо от решения Научной комиссии, поэтому позднее принятие решения не должно составить проблемы.
Полный текст доклада (не резюме) на языке, на котором он будет прочитан.
Нет, учащиеся НИУ ВШЭ не могут претендовать на суточные.
Как аспирант.
Как студент.
Принять участие в одном мероприятии на средства трэвел-гранта может не более 5 человек (в это число могут входить и студенты, и сотрудники НИУ ВШЭ).
Нет, Научная комиссия вправе выделить трэвел-грант на представление одного доклада только одному из соавторов.
Нет. Научная комиссия не рассматривает заявки постфактум, после отъезда заявителя на научное мероприятие.
Одна из статей расходов (проезд, проживание и т.д., исключение составляют суточные, которые должны быть выплачены в любом случае) останется неоплаченной. Оплачено может быть лишь превышение в 3% от выделенной суммы (если они не превышают 2500 руб.).
Запросить у комиссии средства не на все статьи расходов, а на те, которые не превысят лимитов.
Нет, все расходы должны быть произведены только с карты, зарегистрированной на Ваше имя.
Если по каким-то причинам это невозможно (например, оргвзнос можно внести только через карту иностранного банка), обязательно заранее проконсультируйтесь с сотрудниками бюро научной политики.
По всем вопросам Вы можете обращаться к менеджеру бюро научной политики Хаертдиновой Йолдуз ykhaertdinova@hse.ru
Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.