Work Breakdown Structure

En Xestión de proxectos, unha Estrutura de Repartición de Tarefas, en inglés, Work Breakdown Structure (WBS) é unha ferramenta de descomposición do traballo do proxecto en partes manexábeis. Consiste nunha estrutura en árbore exhaustiva, xerarquía (de máis xeral para máis específica) de entregábeis (deliverables) e tarefas que precisan ser feitas para completar un proxecto.

O obxectivo dunha WBS é identificar os elementos terminais (os ítems reais a facer nun proxecto). Así, a WBS serve como base para a maior parte da planificación de proxecto.

A WBS é unha ferramenta moi común, e non se crea só para o xerente do proxecto ou a oficina do proxecto, senón para todo o equipo de execución do proxecto.

A WBS debe ser suficientemente completa, organizada e pequena para que o progreso poida ser medido, mais non tan detallada como para se tornar, ela mesma, un obstáculo para a realización do proxecto.

Unha boa heurística a seguir é a regra do 8-80: esíxese que un paquete de traballo ocupe entre 8 e 80 horas de duración. É unha das partes máis importantes no plano do proxecto. Serve como entrada para o desenvolvemento da axenda, atribuír funcións e responsabilidades, xestionar riscos, entre outros.

A continuación indícase un exemplo simple (orientado a actividades) de WBS para definir un proxecto de pintar unha sala:

• Preparar materiais
  • Comprar tinta
  • Comprar escada
  • Comprar pinceis / rolos
  • Comprar removedor de papel de parede
• Preparar sala
  • Eliminar papel de parede antigo
  • Eliminar decoracións destacábeis
  • Cubrir chan con xornais
  • Cubrir tomas con fita
  • Cubrir móbeis con lenzos vellos
• Pintar a sala
• Limpar a sala
  • Desbotar ou gardar a tinta que sobrou
  • Limpar pinceis e rolos
  • Desbotar xornais
  • Quitar e limpar lenzos

O tamaño da WBS non debe exceder 100-200 elementos terminais (se se requiren máis elementos terminais, use subproxectos). A WBS debe ter de 3 a 4 niveis de profundidade. Esas suxestións derivan dos seguintes feitos:

• a nosa memoria de curto prazo limítase de 5 a 9 ítems.
• tendo terminado o tempo de planificación dun proxecto, canto máis elementos terminais teña, menos tempo terá para prestar atención para cada un deles. Consecuentemente, as súas estimacións estarán menos pensadas.
• canto máis elementos terminais ten, máis dependencias teñen entre si (ver o feito 2 enriba para as consecuencias).

Un dos máis importantes principios para o proxecto dunha WBS coñécese como a regra dos 100%. O Practice Standard for Work Breakdown Structures (Second Edition), publicado polo Project Management Institute (PMI) define a regra 100% da forma como se segue:

A Regra 100%... estabelece que a WBS debe incluír o 100% do traballo definido polo ámbito do proxecto e capturar todas as entregas – internas, externas, intermedias – de forma que o traballo estea completo, incluído a xestión do proxecto. A aplicación desta regra vale para todos os niveis na xerarquía: a suma de todos o traballo dos niveis "fillos" de ser igual a 100% do traballo representado polo "pai" e a WBS non debe incluír calquera traballo que saia do ámbito existente do proxecto, isto é, el non pode incluír máis do 100% do traballo. É importante lembrar que a regra do 100% tamén se aplica ao nivel de actividades. O traballo representado polas actividades de cada paquete debe producir 100 % do traballo necesario para completar o traballo do paquete.

Se o proxectista da WBS tenta a capturar calquera detalle orientado a acción na WBS, el ira incluír ou accións de máis ou de menos. Accións demais ira exceder 100% do ámbito do pai e accións de menos caerá por baixo dos 100% do ámbito do pai. A mellor forma de se adherir á Regra do 100% é definir os elementos da WBS en termos das entregas ou resultados. Isto tamén asegura que a WBS non exaxere na visión dos métodos, permitindo ideas máis creativas e innovadoras por parte dos participantes do proxecto. Para proxectos de desenvolvemento de novos produtos, a técnica máis común para asegurar a orientación á saída da WBS é o uso dunha estrutura de descomposición do produto. Cando un proxecto utilice servizos subcontratados, unha técnica común é capturar todos as entregas planificadas para criar unha WBS orientada a entrega.

As WBS que subdividan o traballo en fases do proxecto (por exemplo: Fase Proxecto Preliminar, Fase proxecto Crítico) deben asegurar que as fases sexan claramente separadas para unha entrega (por exemplo: un documento de revisión de proxecto preliminar, ou un documento aprobación da revisión proxecto crítico)

Unha cuestión importante no proxecto para calquera WBS é cando se para de descompoñer en elementos menores. Se os elementos finais da WBS se definen de forma moi abranxente, non debe ser posíbel rastrear eficientemente a performance do proxecto. Se os elementos finais da WBS son moi detallados, será ineficiente manter un rastro dun número exaxerado de elementos terminais, especialmente se o plano de traballo é para un futuro distante. Un medio termo satisfactorio pode atoparse no concepto de elaboración progresiva o cal permite que os detalles da WBS sexa progresivamente refinado antes traballo iniciarse. Unha forma de elaboración progresiva en grandes proxectos chámase planificación de ondas xirantes o cal estabelece unha planificación de tempo regular para elaboración progresiva. Na realidade, un límite efectivo da granularidade da WBS pode alcanzarse cando non é maior do que é posíbel para xerar saídas planificábeis, e os únicos detalles remanentes son as accións. A non ser que estas accións poidan se definidas para cumprir a regra dos 100%, a WBS non pode ser máis subdividida.

É común que os elementos WBS sexan numerados secuencialmente para revelar a estrutura xerárquica. Un esquema de codificación tamén axuda a que os elementos WBS sexan recoñecidos en calquera contexto escrito.

• Carl L. Pritchard. . ISBN 1890367125
• Project Management Institute. . ISBN 1880410818
• Gregory T. Haugan. . ISBN 1567261353

• Xestión da integración do proxecto
• Planificación de proxecto
• Camiño crítico
• Cadea crítica
• Product breakdown structure (PBS)
• Work package

• US Department of Defence(DoD) Handbook Work Breakdown Structure: MIL-HDBK-881