Läbirääkimised

Mõjutamisoskus suhtlusoskuste skeemil (ESTÜ, 2007)

Läbirääkimised (lad negotiatio = äri, pr bargaignier = laenama, ingl negotiating, bargaining) on kahe või enama osapoole kokkuleppimise toiming, kelle huvid on osaliselt vastuolus või vastandlikud, kuid nad arvavad, et on võimalik leida kokkulepe ning on seetõttu valmis millestki loobuma, et midagi saavutada (nt üks soovib kallilt müüa, teine odavalt osta, kuid mõlemad on ostmisest-müügist huvitatud). Osapooltel on tavaliselt nii materiaalne kui psühholoogiline motivatsioon ja nad soovivad lahendust leida läbirääkimiste kaudu.^[1]

Läbirääkimised peavad vastama järgmistele tunnustele ^[2] :

Kaasatud on vähemalt kaks osapoolt
Pooltel on vastuolulised huvid (konflikt) vähemalt ühes küsimuses
Pooled on vähemalt ajutiselt ühinenud teatud vabatahtlikku suhtesse
Tegevus selles vastastikuses suhtes on seotud kas ühe või enama teadvustatud ressursi jaotamise või vahetamisega või ühe või enama päevakorral oleva küsimuse nt väärtuskonflikti lahendamisega poolte või nende esindajate vahel
Tegevused läbirääkimistel on pigem järjestikused kui samaaegsed, sisaldades tavaliselt oma nõudmiste ja ettepanekute esitamist ühe osapoole poolt ja nende hindamist teise poolt, millele järgnevad järeleandmised ja/või vastuettepanekud.

Läbirääkimiste definitsioonid

Läbirääkimised on protsess, milles osalevad kaks või rohkem osapoolt, kellel on ühine probleem, kuid vasturääkivad huvid.^[3]

Läbirääkimised on ametlik, tsiviliseeritud protseduur, mille käigus osapooled püüavad leida keerulises konfliktsituatsioonis mõlemale poolele vastuvõetavat lahendust. ^[4]

Läbirääkimised on järjestikune tegevus, mis sisaldab tavaliselt oma nõudmiste ja ettepanekute esitamist ühe osapool poolt ja nende hindamist teise poolt, millele järgnevad mööndused (järeleandmised) ja vastuettepanekud.^[2]

Läbirääkimised on tasakaalu otsimine ja tants sinu terviklikkuse, väärtuste ja eesmärkide ning teise osapoole terviklikkuse, väärtuste ja eesmärkide vahel.^[5]

Läbirääkimiste liigid

Jaotavad läbirääkimised – pooled tajuvad eelkõige oma huvide vastuolulisust, jagatava ressursi lõplikkust, käituvad võistlevalt. Jaotavad läbirääkimised / kauplemine lähtub kahest ülesandest ^[4]:

Teise osapoole vastupanupunkti väljaselgitamine
Teise poole vastupanupunkti mõjutamine
- Vastaspoole poolt tulemusele omistatav väärtus
- Viivituse või raskuste hind vastaspoolele
- Läbirääkimiste ebaõnnestumise hind vastaspoolele

Liitvad läbirääkimised – pooled tajuvad oma huvide kooskõlalisust, teevad koostööd lahenduse leidmiseks. Liitvate läbirääkimiste puhul lähtutakse järgmistest põhimõtetest ^[4]:

lahutada inimesed probleemist,
keskenduda huvidele, mitte seisukohtadele,
luua erinevaid valikuid enne lõplikku otsust,
taotleda tulemuste tuginemist mõnele objektiivsele standardile.

Läbirääkimiste võtmeoskus

Võtmeoskuseks läbirääkimisel on oskus ühitada eesmärgid (vastandiks on manipuleerimine: ähvardamine, ebaseaduslikule tegevusele ahvatlemine jms).

Lähtudes läbirääkimisest, kus püütakse ühitada eesmärke, on kasulik lähtuda mõningatest üldpõhimõtetest/mõtteviisidest ^[3]:

Eraldada inimesed probleemist
Läbirääkimiste pidamise põhjuseks on osalejate osaliselt teised huvid
Inimesed võivad tahta sama asja eri põhjustel
Enne läbirääkimiste alustamist panna paika oma piirid (läbirääkimise tasandid, nende hinnad, alternatiiv kokkuleppele jms)
Keskenduda pigem huvidele ja eesmärkidele kui käitumisele
Arukas ja püsiv kokkulepe arvestab ühiseid ja “ökoloogilisi” huvisid

Kui läbirääkimised on piiritletud ühise lahenduse otsimisena, siis on seal valitsevaks põhimõtteks mitte avaldada otsest survet.

Läbirääkimiste planeerimine

Enne läbirääkimiste algust on kasulik

Jõuda selgusele oma eesmärgis
Hankida võimalikult palju infot teiste osapoolte ja nende seisukohtade kohta
Jõuda kokkuleppele selles, mis on läbirääkimiste aluseks
Sõnastada oma PALK – parim alternatiivne läbiräägitavale kokkuleppele
Määrata kindlaks võimalik kokkuleppeala
Jõuda selgusele läbirääkimiste ulatuses
Teha kindlaks, et läbirääkijatel on oma poolel olemas otsekontakt isikuga, kellel on lõpliku otsuse tegemise õigus

Läbirääkimiste tasandid

Läbirääkimiste tasand on üks alateemadest, milles tuleb kokku leppida, et saavutada läbirääkimiste lõppeesmärk. Erinevad autorid on kasutanud ka termineid läbirääkimiste muutujad, -punktid, -teemad, -küsimused.^[6]^[4]^[3] Tasandeid on alati mitmeid (nt kinnisvara rendi läbirääkimiste puhul võivad ühe osapoole tasanditeks olla lepingu kehtivus, ruutmeetri hinna sisu, privaatsuse olemasolu, teise jaoks lepingu lõpetamise tingimused, lepingu alguskuupäev jms).

Eksisteerivad erinevad läbirääkimiste tasandid:

Tasandid, millel valitseb osapoolte huvide vahel vastuolu ja mis on kõigi osapoolte jaoks suure tähtsusega
Tasandid, mis on ühe osapoole jaoks suure tähtsusega ja millel teine osapool võib teha järeleandmisi
Baastasandid, mis määravad partnerite suhte üksteisesse (nt pikaajalised ärisuhted, koostöö, ühised poliitilised eesmärgid jne.)
Tasandid, mis on ainult ühe partneri jaoks olulised (millega ta on kohustatud ise toime tulema nt firma siseprobleemid)
Tasandid, mis on ühele osapoolele kahjulikud

Suure tähtsusega tasandeid nimetatakse peatasanditeks, teisi kõrvaltasanditeks.

Hind

Hinna all mõeldakse läbirääkimistel tunnuseid, millega kirjeldatakse teatud tasandi väärtusi (nt lepingu kehtivuse hinnaks võib olla nii 3 kuud kui 5 aastat, töötasu puhul tunnihinnaks nii 3 kui 300 €. Hind igal tasandil määratakse vahemikena. Ta peab olema arukas, lähtuma turuhinnast ja mh ostja maksuvõimest).

Maksimumhinna all mõeldakse iseendale kõige kasulikumat arukat hinda, miinimumhind on enda jaoks kahjulik, kuid veel võimalik hind. Seega on enda ja vastaspoole miinimum- ja maksimumhinnad erinevad. Seda kirjeldab järgnev joonis.

Tasub meeles pidada, et see, kes alustab pakkumist, saavutab eelise, kuid seda juhul, kui ta alustab oma maksimumist. Suure vahe puhul on raske oma maksimumi vastu pakkuda.

Pakkumisel näidata kindlasti partnerile kauplemise võimalust (nt …. kui see teile sobib). Pakkumine ei tähenda veel sellest piirist jäika kinni hoidmist. Jäik esmapakkumine viitab tavaliselt sellele, et kõnealune osapool ei ole enda jaoks läbi mõelnud mingeid kauplemisvõimalusi või ta on kohe pakkunud oma miinimumhinna, millest endale kahjulikumaks ta enam minna ei saa.

Juhul, kui läbirääkimiste ala ei ühti, pole ka võimalik läbi rääkida enne kui hindade piirides tehakse muutusi.^[6]

Läbirääkimiste protsess

Läbirääkimisi pidades on kasulik arvesse võtta^[1]^[3]^[6], et

mitte teha kohest vastuettepanekut pärast seda, kui teine pool on teinud oma ettepaneku (mittenõustumise väljaütlemine võib partneri muuta kurdiks ka talle soodsate järgmiste ettepanekute suhtes),
kõik head läbirääkijad kasutavad palju täpsustavaid küsimusi,
head läbirääkijad annavad selgesõnaliselt märku oma lisaküsimustest (nt Mul on selle asja kohta veel 2 küsimust. Olete nõus vastama?),
mida vähem põhjendusi anda, seda parem, sest nõrk argument lahjendab tugeva,
kasutada “Just nagu” meetodit ehk kontrollida kokkulepet (nt Nüüd on just nagu kõik selge, kuid mul on siiski teatud ebakindlus…).

Kohe läbirääkimiste alguses on oluline saavutada kontakt ja kooskõla. Selleks kasutada nii verbaalseid kui mitteverbaalseid suhtlemisvahendeid. Alguseks soovitatakse small-talk´i^[7] tüüpi tegevusi. Berne nimetas neid rituaalideks ja ajatäideteks.

Oluline on

teada ja hoida meeles oma eesmärki ja tõendeid, mis näitavad, et oled selle saavutanud;
teada saada teise osapoole eesmärgid ja tõendeid selle saavutamise kohta.

Kogu protsessi vältel on kasulik määratleda läbirääkimist ühise lahenduse otsimisena, sealjuures öelda seda ka välja (nt Püüame koos leida lahenduse sellele asjale).

Oluline on välja selgitada peamised vaidlusküsimused, et otsida/määrata kindlaks suurima ja vähima ühilduvusega valdkonnad. Alustades lihtsamate valdkondadega liikuda kokkuleppe suunas.

Esialgu saadakse kokkulepe laiemas mastaabis, seejärel täpsustatakse detailid.

Läbirääkimistel käsitletakse nii pea- kui kõrvaltasandeid nii, et peatasandi vahemik lepitakse kokku, seejärel tehakse kokkulepped kompensatoorsetel kõrvaltasanditel ja lõpuks lüüakse lukku hind peatasandil.

Kui emotsionaalne temperatuur tugevasti kerkib, tuleks võtta aeg maha (5 min pausist kuni kohtumise katkestamise ja uue aja kokkuleppimiseni).

Läbirääkimisel kasutatakse erinevaid argumente.

Argumendid läbirääkimistel

Erinevate läbirääkimisstrateegiate puhul kasutatakse eri liiki argumente:

Otsene pöördumine teise poole (kirjeldades fakte, andmeid).
Vastu- ehk kontraargumentatsioon – vastuolude leidmine teise osapoole tekstis ja nende faktide paikapidamatuse tõestamine läbi oma faktide ja põhjenduste
Võrdluste kasutamine
Jah-kuid tehnika
Jaotuste meetod kontraargumendina, andes selgelt teada oma täielikust nõusolekust ja eriarvamustest (nt See on täpselt nii; Selle suhtes on meil eriarvamused; See on täiesti ebaõige)
Bumerang ehk teise osapoole argumentide kasutamine tema enda vastu
Ignoreerimise tehnika, mida kasutatakse ainult juhul, kui teine osapool käitub ebaeetiliselt
Küsimuste meetod, mis sobib kasutamiseks eriti siis, kui teine osapool hämab (oluline on fakte täpsustavate küsimuste esitamine kindlas järjekorras ja tempos)
Näiline toetus ehk leitakse fakte teise poole seisukohtade kaitseks ja siis esitatakse vastuargumendid
Katkine plaat (katkise plaadi tehnika kuulub kehtestava äraütlemise tehnikate hulka)

Osa nendest argumenteerimise võimalustest on kasulikud just läbirääkimiste ajal, kuid kasutada saab neid ka nõupidamistel ja esinemistel.

Läbirääkimiste lõpetamine

Läbirääkimiste lõpetamine nii, et kokkulepped ka edaspidi kehtima ja toimima hakkaksid, eeldab:

kokkuvõtte tegemist
kokkuleppe ja kooskõla kontrollimist
tuleviku tegevuste ehk järgmiste sammude üle kordamist
kokkuleppele alla kirjutamine.

Läbirääkimiste edukuse hindamine

Soovitatakse esitada endale järgmised küsimused^[8]:

Kas kokkulepe saavutati kõigil tasanditel?
Kas kokkuleppe sõlmimiseks kulunud aeg oli põhjendatud (ökonoomne)?
Kas tulu saamine ja järeleandmised jäid tasakaalu?
Kas ollakse saavutatuga rahul?
Kas kasutati lubadusi, mitte ähvardusi?
Kas üldine toon oli vastastikku toetav?
Kas reeglite ja normide rikkumisi oli vaid vähesel määral?

Ebaedu võib tavaliselt põhjustada osapoolte^[8]

eeldus, et ollakse ise nõrgemal positsioonil,
eeldus, et teine osapool on nõrgemal positsioonil,
keskendumine ainult ühele küsimusele (tasandile),
teise osapoole huvide mittemõistmine,
infopuudus,
inimeste ja probleemide ebaselge eristamine,
valikute liiga kiire piiramine enne otsustamist.

Edukas läbirääkija

Läbirääkija professionaalsust kirjeldavad eduka läbirääkija tunnused^[8]:

Ütleb, mida kavatseb teha (tähistab käitumist)
Kontrollib ümbersõnastuste abil oma arusaamist teise poole seisukohtadest, teeb kokkuvõtteid
Esitab rohkem küsimusi kui oma ettepanekuid ja sõnastab vastused ümber
Kommenteerib tundeid (ütleb, mida ise tunneb ja kogeb ning mida arvab teist poolt tundvat ja kogevat)
Teeb toimunud läbirääkimistest omapoolse kokkuvõtte (nt millega võib rahule jääda, mis läks halvasti ja miks, mis sellest järeldub)

Edukas läbirääkija väldib

irriteerimist (ei eputa)
koheseid vastupakkumisi (ei vastanda pakkumisele oma pakkumist)
kaitse/ründe keerise tekitamist (ei tee tühjast tüli)
argumendi lahjendamist (ei kasuta koos tugevaid ja nõrku argumente)

Vaata ka

Viited

↑ ^1,0 ^1,1 Lewicki R.J. ,Saunders, M.D. ja Minton, J.W. (1999). Läbirääkimiste põhitõed. Tartu: Fontes. ISBN 9985919467.{{raamatuviide}}: CS1 hooldus: mitu nime: autorite loend (link)
↑ ^2,0 ^2,1 Rubin, J.Z., Brown, B.R. (1975). The Social Psychology of Bargaining and Negotiation. NY: Academic Press. ISBN 0126012504.{{raamatuviide}}: CS1 hooldus: mitu nime: autorite loend (link)
↑ ^3,0 ^3,1 ^3,2 ^3,3 Fisher,R., Ury,W., Patton, B. (2004). Kuidas panna nad ütlema JAH. Tartu: Fontes. ISBN 9985954327.{{raamatuviide}}: CS1 hooldus: mitu nime: autorite loend (link)
↑ ^4,0 ^4,1 ^4,2 ^4,3 Lewicki, R.J. (1999). Negotiation. McGraw-Hill International Editions.
↑ Dilts, R. (1997). "Resolving Conflicts with NLP". Vaadatud 2018. {{netiviide}}: kontrolli kuupäeva väärtust: |Kasutatud= (juhend)
↑ ^6,0 ^6,1 ^6,2 Unt, I. (2005). Tulemuslikud läbirääkimised. Äripäeva Kirjastus. ISBN 9985961838.
↑ Coupland, J. (2000). Small talk. UK: Pearson.
↑ ^8,0 ^8,1 ^8,2 Racham, N, (1985). The Psychology of Negotiating. Audiobook.{{raamatuviide}}: CS1 hooldus: mitu nime: autorite loend (link) CS1 hooldus: üleliigsed kirjavahemärgid (link)

[:3-1] 1,0 ^1,1 Lewicki R.J. ,Saunders, M.D. ja Minton, J.W. (1999). Läbirääkimiste põhitõed. Tartu: Fontes. ISBN 9985919467.{{raamatuviide}}: CS1 hooldus: mitu nime: autorite loend (link)

[:0-2] 2,0 ^2,1 Rubin, J.Z., Brown, B.R. (1975). The Social Psychology of Bargaining and Negotiation. NY: Academic Press. ISBN 0126012504.{{raamatuviide}}: CS1 hooldus: mitu nime: autorite loend (link)

[:1-3] 3,0 ^3,1 ^3,2 ^3,3 Fisher,R., Ury,W., Patton, B. (2004). Kuidas panna nad ütlema JAH. Tartu: Fontes. ISBN 9985954327.{{raamatuviide}}: CS1 hooldus: mitu nime: autorite loend (link)

[:2-4] 4,0 ^4,1 ^4,2 ^4,3 Lewicki, R.J. (1999). Negotiation. McGraw-Hill International Editions.

[5] Dilts, R. (1997). "Resolving Conflicts with NLP". Vaadatud 2018. {{netiviide}}: kontrolli kuupäeva väärtust: |Kasutatud= (juhend)

[:4-6] 6,0 ^6,1 ^6,2 Unt, I. (2005). Tulemuslikud läbirääkimised. Äripäeva Kirjastus. ISBN 9985961838.

[7] Coupland, J. (2000). Small talk. UK: Pearson.

[:5-8] 8,0 ^8,1 ^8,2 Racham, N, (1985). The Psychology of Negotiating. Audiobook.{{raamatuviide}}: CS1 hooldus: mitu nime: autorite loend (link) CS1 hooldus: üleliigsed kirjavahemärgid (link)

[1]

[2]

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]

[8]