Privacy Statement Koninklijke BDU
mei 2018
Inleiding
Koninklijke BDU Holding B.V., haar dochtermaatschappijen en aan haar gelieerde ondernemingen (hierna: ‘wij’) verwerken persoonsgegevens. In dit privacy statement beantwoorden wij de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de Koninklijke BDU. Daarbij geven wij voorbeelden om deze uitleg zo duidelijk mogelijk te laten zijn. Heeft u vragen over dit privacy statement? Dan leest u hier hoe u daarover contact met ons kunt opnemen.
Betekenis gebruikte termen
• Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam en adres, rekeningnummer of uw e-mailadres. Maar ook het IP-adres van uw computer of een overschrijving. Het gaat om alle gegevens die we in verband met u kunnen brengen.
• Verwerken: alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, gebruiken en verwijderen van uw gegevens uit onze administratie.
• Relaties: 1) alle natuurlijke personen en organisaties die betaalde en onbetaalde diensten van ons afnemen of in het verleden hebben afgenomen en 2) alle natuurlijke personen en organisaties die via één van de contactkanalen (telefoon, e-mail, briefpost, website, accountmanager) contact hebben gehad en daarbij gegevens hebben gedeeld met ons.
• Diensten: alle huidige en toekomstige elektronische dan wel digitale diensten die wij aanbieden, zoals onder meer de (mobiele) websites, eventuele webwinkels, alle digitale applicaties, digitale nieuwsvoorzieningen (zoals e-paper en RSS-feeds) en archieven, alsmede alle events en abonnementen die wij aanbieden (zoals het dagblad en overige media die wij uitgeven), die gebruikt worden door natuurlijke personen of rechtspersonen of waar natuurlijke personen of rechtspersonen op geabonneerd zijn.
Wie zijn ‘wij’?
Wij zijn de besloten vennootschap “Koninklijke BDU Holding B.V., haar dochtermaatschappijen of de aan haar gelieerde ondernemingen.
Dit zijn:
● BDUlokalemedia B.V.
● BDUlokalemedia Haarlem B.V.
● BDUlokalemedia Leiden B.V.
● BDUvakmedia B.V.
● BDUprint B.V.
● Enter Media B.V.
● Achterhoek Nieuws B.V.
Het centrale adres van deze ondernemingen is: Marconistraat 33 3771 AM Barneveld.
De groep van bovengenoemde ondernemingen wordt aangeduid als “Koninklijke BDU”.
De gegevens die bovengenoemde ondernemingen verzamelen worden in een centrale Koninklijke BDU data warehouse omgeving samengevoegd.
Deze omgeving wordt centraal beheerd vanuit Koninklijke BDU Holding B.V.
Om dit te realiseren vindt er gegevensuitwisseling plaats tussen andere dochtermaatschappijen en gelieerde ondernemingen en Koninklijke BDU Holding B.V.
Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
Wanneer u een abonnement neemt op één van onze producten of diensten, wanneer u zichregistreert, een event bezoekt, u aanmeldt voor een e-mailnieuwsbrief, deelneemt aan een actie, gebruik maakt van onze digitale diensten (website, apps, nieuwsbrieven), contact opneemt met ons of op een andere manier gebruik maakt van onze diensten, worden uw persoonsgegevens vastgelegd en verwerkt.
Welke persoonsgegevens verwerken wij? Hieronder vindt u de gegevens die wij verwerken:
1. Gegevens die door u zijn verstrekt om de dienst die u heeft afgenomen te kunnen leveren; zoals bijv. naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer.
2. Gegevens die door u zijn verstrekt bij het aanmaken en/of onderhouden van een digitaal gebruikersprofiel; zoals geboortedatum, sector en functie, nieuwsbrieven die u wel/niet wenst te ontvangen, het sociale media profiel, onderwerpen en interessegebieden waar u meer over wilt lezen.
3. Afgeleide gegevens; wij verkrijgen gegevens wanneer u onze digitale diensten (de website, apps of nieuwsbrieven) gebruikt. Zoals bijv. het apparaat waar u onze sites of apps mee bezoekt, de door u bezochte pagina’s in ons netwerk, de door u gelezen artikelen, locatie van lezen (op gemeente niveau), clicks op tekstlinks en advertenties, gegevens over het gebruik van een platform, tijdstip, gelezen onderwerpen en kliks. Deze gegevens worden uitsluitend met voorafgaande toestemming verzameld. Deze toestemming wordt gevraagd op het moment dat u (een van) onze site (s) bezoekt. (zie hiervoor ook het “Cookiebeleid”)
4. Gegevens die voortvloeien uit uw contactgeschiedenis (het incidentele contact dat u heeft gehad met een van onze contactkanalen (call center, e-mail, briefpost, website, accountmanager, etc.); zoals aantekeningen van gesprekken, klantvragen, klachten en deelname aan onderzoek. Dit contact kan zowel door u zelf geïnitieerd worden als door onszelf.
Waarom verwerken wij deze persoonsgegevens? Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:
A. Voor het uit kunnen voeren van onze Diensten Wij hebben bijvoorbeeld uw persoonsgegevens nodig om u de krant te kunnen bezorgen of om u een factuur te kunnen versturen. Daarnaast kunt u ons via verschillende kanalen bereiken, zoals onder andere telefoon, post, e-mail, Twitter, LinkedIn en Facebook. Om dat mogelijk te maken verwerken wij ook persoonsgegevens.
B. Om wettelijke verplichtingen na te komen Hierbij gaat het bijvoorbeeld om persoonsgegevens die nodig zijn om aan onze belastingplicht te kunnen voldoen.
C. Het onderhouden van de gebruikersaccounts Een gebruikersaccount is nodig om artikelen te kunnen lezen op een van onze websites.
D. Het verbeteren en innoveren van onze dienstverlening We gebruiken persoonsgegevens ook om onze producten en diensten te verbeteren. Zo verzamelen we bijvoorbeeld het klikgedrag op de websites om te analyseren welke artikelen het meest of minst gelezen worden en verzamelen voorkeuren/interessegebieden en combineren dit met gelezen artikelen om op deze manier relevante gepersonaliseerde artikelen of nieuwsbrieven te tonen.
E. Om doelgericht marketingactiviteiten uit te voeren We houden u graag op de hoogte. Bijvoorbeeld met e-mails, nieuwsbrieven, aanbiedingen op onze website of apps die op maat zijn gemaakt voor u. Of met gepersonaliseerde advertenties op apps en sites van andere partijen en social media. Ook daarvoor zijn vaak persoonsgegevens nodig. Ook maken wij gebruik van ‘aangepaste doelgroepen’ (custom audiences) via sociale media platforms zoals Facebook, Twitter, Linkedin. Op deze platforms kunnen (gepersonaliseerde) advertenties worden getoond. Wij geven hiervoor geen persoonsgegevens door aan derde partijen, tenzij u daar toestemming voor heeft gegeven. Als u niet wilt dat via deze platforms advertenties worden getoond dan kunt u dat bij ons aangeven via de contactgegevens hieronder genoemd. Ook kunt u zich hiervoor bij deze platforms afmelden.
Hoe u dit doet leest u op de volgende pagina’s: • Facebook • LinkedIn • Twitter Let op: u kunt daarna nog steeds advertenties van ons te zien krijgen omdat u in een algemene doelgroep valt waar wij onze advertentie op richten.
F. Om doelgericht advertenties van adverteerders te vertonen.
Wij kunnen uw informatie gebruiken om profielen samen te stellen. Advertenties kunnen worden afgestemd op deze profielen.
Bijzondere gegevens Wij verwerken 2 typen bijzondere persoonsgegevens: geslacht en afbeeldingen van personen (foto). Geslacht verwerken we om u aan te kunnen spreken met ‘mevrouw’ of ‘meneer’. Foto’s verwerken we om de inhoud op onze websites of e-mails meer sfeer te geven. Deze verwerkingen zijn altijd vrijwillig en worden niet voor andere doeleinden gebruikt.
Hoe zorgen we ervoor dat er zorgvuldig wordt omgegaan met de verwerking van uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt en zo lang de wet ons verplicht om uw gegevens te bewaren. Hoe lang dat precies is, verschilt. De verzamelde gegevens worden opgeslagen in diverse bronsystemen. Deze brondata staan meestal lokaal bij ons in Barneveld, soms ook lokaal bij een van onze dienstverleners. Wij voeren een beleid dat uitgaat van data-opslag op Europees vasteland. Veel van de data uit de bronsystemen consolideren wij ook in één centrale data warehouse omgeving. Ook ten aanzien van dit data warehouse geldt dat de data altijd fysiek op Europees vasteland staat.
Binnen dit data warehouse hanteren wij specifiek de volgende maatregelen en privacy waarborgen:
1. Slechts een zeer beperkt, minimaal benodigd aantal medewerkers hebben we toegang gegeven tot de data. En alleen als dit nodig is voor de uitvoering van de functie. Daarvoor wordt de betreffende functionaris specifiek geautoriseerd. Bovendien wordt de toegang tot de data slechts geautoriseerd voor dat gedeelte van de data dat nodig is voor de uitvoering van die functie.
2. De medewerkers die toegang hebben tot de persoonsgegevens hebben allen een strikte geheimhoudingsverklaring getekend.
3. Alle informatie die direct, dan wel indirect valt te herleiden naar personen (o.a. naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer) versleutelen we continu, zodat de data niet meer naar individuele personen valt te herleiden.
4. De gegevens zullen we op geen enkele manier gebruiken met als doel het uitlenen, verhuren, verkopen of op een andere manier openbaar maken van de data. Derde ontvangers Soms zijn we wettelijk verplicht om persoonsgegevens aan derden te verstrekken, zoals de Belastingdienst.
Verder zullen we alleen gegevens aan derden verstrekken als we daarvoor uw toestemming hebben gekregen. Tevens schakelen wij derden in die in onze opdracht persoonsgegevens bewerken. Wij kunnen alleen derden inschakelen als dit past bij het doel waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verwerkt. Daarnaast kan deze derde alleen onze opdracht krijgen als hij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen heeft genomen en geheimhouding garandeert.
Derden landen In landen buiten de Europese Unie (EU) wordt niet altijd dezelfde bescherming geboden aan uw gegevens als in landen binnen de EU. In sommige gevallen gebruiken we derden partijen (zoals Google Analytics) waardoor het nodig kan zijn dat wij uw gegevens doorgeven aan landen buiten Europa , bijvoorbeeld omdat daar de (servers van de) bedrijven gevestigd zijn die ons ondersteunen of door ons zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de Diensten. Wij zijn gerechtigd om uw persoonsgegevens – ter uitvoering van de Diensten – naar landen buiten de EU doorgeven.
We geven alleen persoonsgegevens door als er passende waarborgen zijn op basis van het
‘Privacy Shield’ (Verenigde Staten).
Welke rechten heb ik t.a.v. de verwerking van mijn persoonsgegevens?
U heeft de volgende rechten:
- Informatie en inzage: We vertellen u graag welke persoonsgegevens van u zijn vastgelegd of waarvoor we deze gebruiken.
- Rectificatie: Wilt u uw persoonsgegevens laten verbeteren of aanvullen omdat deze onjuist en/of onvolledig zijn, laat het ons weten. Dan passen we het aan.
- Vergetelheid/Verwijdering: Ook kunt u een verzoek bij ons indienen om de gegevens die wij van u hebben te laten verwijderen. Verwijdering van gegevens is niet mogelijk wanneer de wet ons verplicht de betreffende persoonsgegevens te bewaren. Ook kan het zijn dat wij voor andere doeleinden (administratie) die gegevens nog wel moeten verwerken.
- Beperking: U kunt een verwerking van uw gegevens laten beperken indien u vindt dat uw gegevens onrechtmatig of onjuist verwerkt worden.
- Bezwaar/Verzet: Voor de verwerking van uw gegevens kunt u een bezwaar indienen. Gaat het om verwerken voor direct marketingdoeleinden, dan zullen wij die verwerking zo snel mogelijk beëindigen. Indien u niet langer direct mail wenst te ontvangen, kunt u:
– zich afmelden in elke marketingmail
– uw instellingen van uw account aanpassen - Overdraagbaarheid: Wilt u dat uw gegevens naar een derde partij worden verstuurd, dan kunt u ook contact met ons opnemen via privacy@bdu.nl.
Om gebruik te kunnen maken van bovengenoemde rechten, kunt u contact met ons opnemen via privacy@bdu.nl.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht? Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via privacy@bdu.nl.
Kunnen wij dit document wijzigen? Ja, ons privacy statement kan van tijd tot tijd wijzigen. Als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn, dan passen wij het privacy statement daarop aan. En als deze wijzigingen ook voor u van belang zijn, dan attenderen wij u daarop of maken wij de wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar. De meest actuele versie van ons privacy statement kunt u steeds terugvinden op www.bdumedia.nl.
