Le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche facilite le passage au tout numérique pour le dépôt, la diffusion et l’archivage des thèses soutenues dans les universités françaises. L’objectif est d’assurer une meilleure diffusion des thèses afin de valoriser la production scientifique élaborée dans les universités françaises, et de permettre un archivage pérenne des thèses en vue de leur conservation.

Le portail UPthèses a été mis en place en janvier 2008 à l'Université de Poitiers pour permettre cette valorisation des thèses de l'établissement.

Passage au dépôt légal électronique des thèses

L’Université de Poitiers (UP) a voté, en juin 2007, un double dépôt papier/électronique des thèses pour les thèses soutenues à partir du 1er janvier 2008. Ce dépôt comportait une version imprimée et une version électronique de la thèse. Si l’auteur et le jury de soutenance donnaient leur accord, la version électronique de la thèse était mise en ligne sur le portail UPthèses. La version de référence de la thèse restait, dans ce cadre, le format papier.

Le dépôt légal électronique des thèses a été voté au Conseil d’Administration de l’UP le 28 novembre 2011, et a été instauré pour toutes les thèses soutenues à compter du 1er juin 2012.

Le dispositif de dépôt légal à l’UP

Avec le passage au dépôt légal électronique, le dépôt de la thèse se fait maintenant sous la forme d’un fichier électronique au format PDF/A.

Une chaîne de traitement interne à l’établissement a été mise en place avec la plateforme de gestion de contenu Nuxeo pour le stockage et la gestion des droits d’accès, et l'outil ORI-OAI pour le référencement et l'indexation. Cette chaîne aboutit à une publication systématique de la notice sur le portail UPthèses avec un accès au fichier selon les modalités indiquées par le jury et le docteur (confidentialité, restriction d’accès à l’intranet de l’UP ou accès internet).

Les fichiers et notices sont ensuite systématiquement envoyés à STAR, l’application nationale pour le signalement, l'archivage et la recherche des thèses électroniques, qui se charge de transmettre les fichiers au CINES (Centre Informatique National de l'enseignement supérieur) pour l’archivage pérenne des thèses. La diffusion des notices sur le portail www.theses.fr est également assurée par STAR, dans le respect des droits indiqués.

Plusieurs documents encadrent la nouvelle chaîne :

• Un contrat, signé à l’inscription de tout doctorant à l’UP, présente l’ensemble de la chaîne et précise, en particulier, les modalités de dépôt électronique et de diffusion des thèses ainsi que les engagements respectifs du doctorant et de l'UP.

• Un engagement, signé par le doctorant lors du dépôt du fichier électronique avant soutenance, certifie que la version de la thèse fournie est conforme au document papier fourni au jury de soutenance et respecte le droit d’auteur.

• Une autorisation de diffusion, signée par le docteur après la soutenance, indique la diffusion qu'il souhaite donner à sa thèse.

Ces documents peuvent être consultés sur le site web du Collège des écoles doctorales de Poitiers ou sur le site de chaque école doctorale (liens sur la page Contacts).

Ce dispositif est piloté par le service commun de documentation et i-médias, service commun informatique et multimédia, en appui des écoles doctorales et des services de scolarité.

La diffusion électronique : une valeur ajoutée

Rapidité

La diffusion de la thèse sur internet permet de la rendre accessible rapidement après le dépôt et la soutenance. En chargeant l'université de soutenance de la mise en ligne de ses thèses, on supprime les intermédiaires qui en ralentissaient auparavant la diffusion.

Enrichissement du contenu

Le format numérique de la thèse autorise l’ajout d’éléments multimédia au document : vidéos, musiques, images haute résolution, bases de données, liens vers d’autres documents…

Accès

Une thèse diffusée sur internet est accessible de n’importe quel point du globe, et à n’importe quel moment. Il n’y a plus de contrainte de lieu et de temps pour la consultation.

Aide à la publicité et à la communication des activités de recherche doctorale

UPthèses offre une aide à la publicité et à la communication des activités de recherche doctorale grâce à la mise à disposition d’une page web institutionnelle, au sein d’un dispositif éditorial valorisant (crédibilité accrue) et sous une adresse électronique pérenne (citabilité de l’URL garantie).