Od dwóch lat inspektorzy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) przeprowadzają regularne kontrole u przedsiębiorców. O ile w latach 2020-2021 było ich łącznie ok. 30 tys., o tyle już w latach 2022-2023 ich częstotliwość niemal się podwoiła i osiągnęła poziom blisko 54 tys. przeprowadzonych kontroli - wyliczono w raporcie "Kontrole ZUS w praktyce - wnioski i rekomendacje dla płatników" przygotowanym przez Grant Thornton.
ZUS coraz częściej przeprowadza kontrole. "Są bardziej szczegółowe"
Kontrola płatników składek jest jednym z kluczowych zadań, dla których w ogóle istnieje ZUS. Wynika to z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W największym uproszczeniu: inspektorzy muszą sprawdzić, czy płatnicy prawidłowo wywiązują się ze swoich obowiązków w zakresie zgłaszania ubezpieczeń społecznych, obliczania i opłacania składek oraz wypłacania świadczeń. Z przeprowadzanych ostatnio kontroli wynika, że tych obowiązków wielu przedsiębiorców nie dopełnia.
Liczba przeprowadzonych kontroli niemal pokrywa się z liczbą odkrytych podczas nich nieprawidłowości. W latach 2020-2021 r. takich kontroli było łącznie ok. 25 tys., a w latach 2022-2023 ich liczba zbliżyła się do 50 tys. Zeszłym rok był jednak rekordowy pod względem udziału kontroli, w których wykryto nieprawidłowości względem wszystkich kontroli. Otóż aż 94 proc. kontroli wykazało nieprawidłowości.
- Na podstawie naszych obserwacji zakres kontroli przeprowadzanych przez ZUS nie uległ znaczącej zmianie, jednak wyraźnie widać różnicę w sposobie ich realizacji. Obecnie kontrole mają charakter bardziej szczegółowy, a inspektorzy ZUS są lepiej przygotowani do swojego zadania. Przed rozpoczęciem kontroli inspektorzy analizują specyfikę danej firmy i identyfikują potencjalne obszary ryzyka, które mogą świadczyć o nieprawidłowościach. W ten sposób kontrola jest bardziej ukierunkowana na określone zagadnienia, co zwiększa jej efektywność - zauważa Anna Szczepska, Senior Menedżerka Departament Outsourcingu Grant Thornton.
Kontrole te są również bardziej szczegółowe - inspektorzy nie ograniczają się jedynie do analizy dokumentów płacowych, ale coraz częściej przesłuchują świadków oraz szczegółowo analizują dane finansowe firmy. Zmiana ta wskazuje na zwiększoną wnikliwość i skrupulatność ZUS w dążeniu do wykrywania ewentualnych nieprawidłowości
- dodaje Anna Szczepska.
Ten przepis najczęściej łamią przedsiębiorcy. ZUS właśnie na to poluje
"Królem polowania" jest art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W omawianym raporcie wyjaśniono, że: "przewiduje konstrukcję 'uznania za pracownika' w przypadku osób pozostających w równoległym zatrudnieniu pracowniczym i cywilnoprawnym z różnymi podmiotami. Decyzje ZUS oparte są na rozstrzygnięciach sądowych, które praktycznie wykluczają możliwość zatrudnienia jednej osoby przez różne podmioty w ramach grupy kapitałowej".
W raporcie wymieniono, że kontrolerów najczęściej interesuje także: outsourcing pracowników, pozorność zatrudnienia, oddelegowywanie pracowników do pracy za granicę, wykonywanie dodatkowej pracy na rzecz własnego pracodawcy, zbieg tytułów do ubezpieczeń społecznych, świadczenia z ubezpieczeń społecznych, prawidłowość naliczania składek, umowy cywilnoprawne (klasyfikacja umów), system kafeteryjny oraz zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.
Co ciekawe, przy okazji niemal każdej kontroli inspektorzy ZUS badają także kwestie związane z delegowaniem pracowników przez firmy. Sprawdzane jest, czy w przypadku podróży służbowej dany wyjazd rzeczywiście można za taką uznać. W szczególności wzmożone zainteresowanie zaobserwowaliśmy wśród grupy tzw. pracowników mobilnych. ZUS uważa bowiem, że pracownicy stale się przemieszczający nie mogą być w podróży służbowej.
"To w znaczący sposób zmienia natomiast sposób rozliczania kosztów związanych z wyjazdami pracowników mobilnych. Przedsiębiorcy niejednokrotnie mogą się zdziwić po otrzymaniu protokołu kontroli, w którym wskazany jest przypis składek z tytułu finansowanych noclegów i transportu pracowników mobilnych. Przy dużej częstotliwości wyjazdów koszty zaległości składek ZUS z tego tytułu mogą sięgnąć od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie" - czytamy w raporcie.
Odwołania od decyzji ZUS prawie niemożliwe. Sąd rzadko przyznaje racje
- Kluczowe znaczenie ma prowadzenie rzetelnej i przejrzystej dokumentacji księgowej oraz kadrowo-płacowej. Prawidłowości w tym zakresie są nie tylko obowiązkiem prawnym, lecz także najlepszym zabezpieczeniem przed negatywnymi konsekwencjami kontroli. Warto regularnie przeprowadzać wewnętrzne audyty, które pozwolą zidentyfikować i skorygować ewentualne nieprawidłowości jeszcze przed przybyciem kontrolerów z ZUS - radzi Łukasz Boszko, doradca podatkowy, Menedżer z Departamentu Doradztwa Grant Thornton.
Natomiast gdy już dojdzie do kontroli, najczęściej kontrolerzy poproszą o: listy płac, karty wynagrodzeń, akta osobowe pracowników, wyciągi bankowe, dokumenty finansowe firmy, dokumenty związane z benefitami oferowanymi pracownikom, regulaminy wewnątrzzakładowe: regulamin pracy, regulamin wynagradzania, ZFŚS, dokumenty dotyczące wniosków złożonych na podstawie ustawy z dnia 2 marca 2020r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacjami kryzysowymi.
Kontrolerzy ZUS praktycznie się nie mylą. Ich kontrole są na tyle przemyślane, że w latach 2020-2023 orzeczenia sądu, w których nastąpiła zmiana decyzji ZUS, wynosiła między 6 proc. a 9 proc. - Zakład Ubezpieczeń Społecznych podejmuje wzmożoną aktywność kontrolno-orzeczniczą przede wszystkim w obszarach, w których dostrzega duże szanse na utrzymanie wydanych decyzji przez sąd ubezpieczeniowy w przypadku złożenia odwołania przez ubezpieczonego lub płatnika składek - zauważa Michał Mieszkowski, Senior Associate, Kancelaria Prawna, Departament Doradztwa Grant Thornton. Odsetek decyzji zaskarżonych przez ubezpieczonych i płatników składek do sądu jest relatywnie stały, wynosi ok. 40 proc.
