Le contenu de cet article est fourni à titre informatif uniquement. Demandez toujours des conseils professionnels indépendants en matière commerciale, fiscale, financière et juridique avant de prendre toute décision commerciale.
En tant que freelance, vous faites bien plus que fournir des services à votre clientèle. Des tâches administratives à la production de devis, en passant par les réunions et la prospection, les freelances doivent apprendre à gérer leur entreprise. Cela inclut la création et l'envoi de factures pour se faire payer.
Les freelances créent une entreprise individuelle (EI) relevant du régime fiscal de la micro-entreprise. Auto-entreprise et micro-entreprise sont synonymes (depuis 2016). Si vous voulez vous faire payer de manière plus efficace, notre exemple de facture peut vous aider. Ce modèle professionnel est personnalisable afin de s'adapter à votre auto-entreprise, ce qui vous permet d'enregistrer votre logo et vos coordonnées.
Commencez par télécharger un exemple de facture pour freelance (Word) ou par en créer une grâce à notre générateur de factures. Personnalisez ensuite votre facture pour freelance en suivant les instructions ci-dessous.
Veuillez noter que l’exemple de facture Microsoft Word téléchargeable n'inclut pas les fonctions intégrées de facturation en ligne de PayPal Invoicing et que la facture risque de ne pas être formatée correctement si vous l'exportez vers Excel. En revanche, l’exemple téléchargeable (gratuitement) comporte les mentions obligatoires.
Le générateur de factures Paypal vous donne accès à un modèle personnalisable. La plupart des champs sont cliquables. Vous pourrez donc ajouter détails et mentions nécessaires.
Afin de personnaliser votre modèle de facture pour freelance, téléchargez votre logo et entrez vos coordonnées. Votre facture doit inclure des informations basiques sur votre entreprise, certaines mentions obligatoires et les détails du service que vous fournissez à votre clientèle.
Chaque facture doit comporter votre nom et le nom de votre auto-entreprise, la mention EI (entreprise individuelle), votre numéro de téléphone, votre adresse électronique et votre adresse postale. Pensez aussi à ajouter votre numéro SIRET/SIREN.
Ce serait embarrassant de facturer accidentellement la mauvaise personne. Veillez donc à ce que les informations relatives à votre clientèle soient clairement indiquées. Essayez d'inclure au moins une adresse électronique et/ou l'adresse postale, en dessous du nom de l’entreprise cliente. La mention du SIRET/SIREN de l’entreprise cliente peut aussi être ajoutée.
Il y a plusieurs manières de numéroter une facture. Vous pouvez, par exemple, choisir la date (numérotation chronologique) et y ajouter une unité. Une facture faite le 20 avril 2024 pourrait être numérotée « Facture n°200420241 » (la date + l’unité de la facture).
Sur votre facture, il y aura une ou deux dates. D’abord, nécessairement, la date où vous envoyez la facture (par exemple, 20 avril 2024). Puis, le cas échant, ajoutez la date de livraison (si celle-ci est différente de la date d’envoi).
Une personne en freelance doit inscrire la mention “TVA non-applicable - article 293B du CGI” (lorsque les seuils de TVA ne sont pas dépassés). Cette mention permet de rappeler votre exemption. La franchise en base de TVA est un régime fiscal exonérant les entreprises de la déclaration et du paiement de la TVA sur les prestations de service.
Vérifiez votre facture avant de l'envoyer. Veillez à la relire attentivement et à vous assurer que toutes les informations sont correctes.
Si vous envoyez votre facture par courrier électronique, rédigez un titre clair, descriptif et précis. Si vous utilisez la facturation Paypal, vous pouvez simplement cliquer sur "Envoyer" pour que PayPal transmette votre facture ou vous pouvez sélectionner "Partager le lien" afin d’ajouter le lien de la facture dans votre propre courriel.
Avec la facturation PayPal, vos client·es auront automatiquement la possibilité de payer en utilisant leur mode de paiement préféré.
Astuce de facturation : la facturation PayPal permet aux entreprises d'être payées rapidement. Selon une étude récente, 79 % des factures PayPal sont payées dans la journée suivant l'envoi de la facture.1
En plus des informations ci-dessus (obligatoires), les factures des freelances doivent contenir une section détaillant les services vendus (et leurs prix).
Voici quelques suggestions sur ce que vous devez inclure dans votre facture de prestations de services :
Astuce de facturation : avec la facturation PayPal, nous vous aidons à calculer automatiquement la date d'échéance. Si vous envoyez des factures à l'international, nous affichons automatiquement la date correcte au format approprié pour votre clientèle.
Savoir quand envoyer une facture en tant que freelance dépend du service fourni et du projet, ainsi que des conditions de facturation convenues avec votre client·e (telles qu'un tarif horaire ou un tarif par projet). Par exemple, si vous fournissez cinq graphiques mensuels pour les réseaux sociaux, vous pourriez opter pour une facture forfaitaire récurrente envoyée le premier de chaque mois. En revanche, si vous facturez un projet d'infographie ponctuel sur la base des heures facturées, il est préférable d'envoyer votre facture immédiatement après l'achèvement du travail. Renseignez-vous sur les factures récurrentes.
Veillez à utiliser un outil de suivi des factures pour garder un œil sur ce que vous avez facturé, ce qui a été payé et ce qui reste à payer. Cela vous aide à savoir quand envoyer une éventuelle relance pour facture impayée (notamment en cas de projet ponctuel). Pour les factures envoyées entre entreprises de pays européens différents, il est souvent recommandé d'envoyer la facture peu de temps avant la fin du mois où les services ont été fournis.
Selon le domaine dans lequel vous travaillez, il existe de nombreuses façons de facturer votre clientèle. Par défaut, peu importe le domaine, les freelances peuvent facturer selon les tarifs convenus pour le projet, une fois le travail achevé.
Les professionnels de la création facturent généralement au mot, au graphique ou à l'article.
La facturation à l'heure ou au temps passé peut également convenir à tous types de prestataires. Toutefois, si vous décidez d'utiliser le suivi du temps, veillez à définir vos attentes avec votre clientèle. En d'autres termes, quel est le temps maximum que vous pouvez consacrer à un projet sans dépasser son budget ?
Notre modèle de facture pour freelance peut être utilisé par des personnes travaillant dans différents secteurs d'activité :
Remarque : certains secteurs d'activité peuvent exiger la mention de conditions spécifiques sur votre modèle. Veillez donc à vérifier les exigences particulières de votre activité.
Si votre spécialité n'est pas mentionnée ici, cela ne signifie pas que ce modèle de facture ne peut vous convenir. En fait, ce modèle permet une personnalisation complète, de sorte que si vous facturez n'importe quel type de produit ou service, vous pouvez modifier ce modèle selon vos besoins.
Personnalisez votre facture pour freelance.
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