Добавление публикаций в базу: основные требования и часто задаваемые вопросы

1. Проверьте, активна ли публикация (статус публикации - «Готово»). Обратите внимание, если публикация находится на рецензии и Вы поставили соответствующую галку, то работа нигде на сайте не будет видна, поскольку формально пока не является публикацией.
2.  Проверьте, не забыли ли Вы указать автора.
3. Правильно ли указан автор (ФИО должно быть внесено через колону «Авторы из ВШЭ», даже, если на момент публикации автор в ВШЭ не работал). Обратите внимание, что в списке могут оказаться тезки. Чтобы не ошибиться и правильно выбрать ФИО, посмотрите на нижнюю часть открытого окошка: там должны появиться должность и подразделение, в котором работает автор. 
4. Если публикацию добавил Ваш соавтор или редактор подразделения, а она не появилась на личной странице, проверьте настройки в личном кабинете: стоит ли разрешение на показ на Вашей странице публикаций, добавленных другими людьми. Должно быть: 1) По умолчанию на моей странице показывать: все (созданные мной или кем-то другим); 2) Какие публикации показывать: отмеченные + полный список.

Даже если публикация написана на иностранном языке, в строку поиска лучше вводить фамилию-имя автора по-русски (так, как указано на личной странице). Если автор в личном кабинете указал свои ФИО латиницей, то программа покажет Вам этот вариант. Если ФИО введено только по-русски, то выберите русскоязычный вариант, а затем используйте функцию «Точное написание имени этого автора в этой публикации» и укажите ФИО латиницей.

1.  Если Ваша статья опубликована в журнале (периодическом издании, обычно имеет ISSN), то для ввода данных нужно использовать форму СТАТЬЯ.
2.  Если Ваша статья опубликована в книге (сборнике по итогам конференции, сборнике статей  и пр.), то для ввода данных необходимо использовать две формы КНИГА и ГЛАВА. Сначала необходимо описать книгу: ввести название (так, как указано в выходных данных), редакторов/составителей, издательство, место издания, аннотацию (ко всей книге, не к главе), ключевые слова. Сохранить. Затем выбрать форму для заполнения ГЛАВА. В строку поиска нужно ввести название книги, найти его, выбрать. Далее описать Вашу статью: название, авторы, номера страниц, аннотация, ключевые слова.

Большинству книг присваивается ISBN. Проверьте, обычно ISBN указывают на странице с выходными данными.

Попробуйте в строку поиска ввести не целое название, а 1-2 ключевых слова. Особенно это касается названий, в которых могут быть использованы символы: двоеточие, тире или есть & (в названии может быть указано & или and). 

Если в названии использована аббревиатура, расшифруйте ее и введите полное название (например, «Известия вузов» у нас внесено как «Известия высших учебных заведений»).

Если название журнала имеет серию, то вбивайте в строку поиска что-то одно: или название журнала, или серию. Если указанный журнал/серия есть в нашей базе, программа предложит Вам варианты выбора.

Если все-таки Вам не удалось найти нужное название, просто впишите его в поле ниже: «другой журнал», «другое издательство», «другое место издания». 

При вводе названия журнала, убедитесь, что это действительно журнал, а не книга. Если Ваша статья опубликована в сборнике (по итогам конференции, монографии, учебнике и пр.), то вводить публикацию нужно, используя две формы для заполнения: книга и глава. При неправильном оформлении публикация не будет верифицирована.

Все научные проекты добавляются в базу централизованно сотрудниками портала. Прежде чем прикрепить публикацию к проекту, убедитесь, что он есть в базе. После этого зайдите в редакторский режим публикации и в разделе «Если в публикации использованы результаты какого-либо проекта ВШЭ, укажите здесь этот проект» введите в строку поиска название нужного проекта, выберите его.

Обратите внимание, что выбрать можно только один проект. И, если ранее Вы отчитывались данной публикацией по другому проекту, то менять проекты нельзя.

Указать проект может любой из авторов публикации или тот, кто ее добавил (если это не автор, а, например, ответственный от подразделения, отвечающий за добавление публикаций).

Когда Вы переводите публикацию из статуса «Черновик» в «Готово», появляются дополнительные «окошки»: можно поставить галочку «на рецензии» (если публикация находится на рассмотрении до решения принять ее в печать) или «в печати» (если публикация принята к печати, но книга/журнал/препринт пока не опубликованы). Если публикация уже опубликована, эти галочки ставить не нужно.

Публикации с проставленными галочками «в печати»/ «на рецензии» не попадают на верификацию, а также в большинство отчетов и заявок. 

Обратите внимание, что «в печати» не означает, что публикация была напечатана . Имеется в виду, что публикация принята к печати, но в настоящее время, на момент добавления публикации на сайт, еще не опубликовна (причем необязательно на бумаге, но и в электронном виде). 

Чтобы скрыть публикацию, есть несколько возможностей:

1.  При заполнении формы нужно в разделе «Не отображать» поставить галку «Спрятать, но использовать в отчетах». В этом случае публикация не будет доступна для поиска в базе, но появится на личной странице автора без активной ссылки.
2.  Если автор не хочет, чтобы публикация была видна и на его странице, то в личном кабинете нужно напротив выбранной публикации пометить, должна ли публикация показываться на личной странице: «Показывать в русской/англ. версии портала» (рус./eng). Серый цвет - «не показывать», синий - «показывать».
3.  Обратите внимание: для того, чтобы сработали первые два пункта, и публикация "исчезла" с сайта, нужно в личном кабинете на странице с публикациями в разделе "Настройки" у вопроса "Какие публикации показывать?" выбрать "отмеченные + полный список".

Если публикация автору не нужна, ее можно удалить. Для этого в верхней части формы найдите значок «крестик »и нажмите на него. Но обратите внимание: если ранее публикация была верифицирована или включена в заявку/ отчет, то удалить ее невозможно. В этом случае Вы можете перевести ее в статус «Черновик».

Вносить изменения в добавленную на сайт публикацию могут только указанные в ней авторы/редакторы из ВШЭ (ФИО внесены правильно: через колонку «Авторы из ВШЭ»), а также редактор, добавивший эту публикацию в базу (даже если он не является автором). 

Если Вы увидели на сайте публикацию, добавленную кем-то другим, а Вас не указали в ней автором или указали неправильно (например, как автора не из ВШЭ), не создавайте дубль, а отправьте нам заявку - мы внесем необходимые изменения. 

Если Вы вводите книгу или препринт, то можете добавить обложку. Для того, чтобы появилось поле для загрузки обложки, необходимо поставить галочку «Вы планируете участвовать с этой публикацией в академических кампаниях (академические надбавки, ОПА…)?». Если в конкурсах Вы участвовать не планируете, после загрузки файла с обложкой, эту галочку нужно будет снять. При этом обложка после сохранения введенных данных никуда не пропадет, а выведется на сайт на страницу с описанием книги/препринта и на личную страницу автора в список публикаций.

Обратите внимание, что файл с обложкой должен быть в формате png, jpg, gif или svg. 

Если вы планируете направить публикацию для участия в академических кампаниях, поставьте соответствующую галочку в начале формы. В этом случае необходимо будет ввести дополнительную информацию в разделе «Идентификация». Эта информация позволит сотрудникам отдела верификации удостовериться, что работа опубликована и проверить библиографические данные. Подробнее о порядке заполнения можно прочитать в разделе «Верификация публикаций: часто задаваемые вопросы».