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Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz; Stand: 25.05.2021

9. Personalverwaltung

9.1. Personalaktenrecht: Neuerungen für vertraglich Beschäftigteim bayerischen öffentlichen Dienst

Mit dem "Gesetz zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie zur Änderung weiterer dienstrechtlicher Vorschriften" hat der bayerische Gesetzgeber unter anderem das im Bayerischen Beamtengesetz (BayBG) geregelte Personalaktenrecht weiter modernisiert. Damit knüpft er an die Anpassungen an die Datenschutz-Grundverordnung durch das "Gesetz zur Änderung personalaktenrechtlicher und weiterer dienstrechtlicher Vorschriften" an. Die aus datenschutzrechtlicher Sicht bedeutsamste Neuregelung enthält Art. 145 Abs. 2 BayBG, der das Personalaktenrecht für vertraglich Beschäftigte im bayerischen öffentlichen Dienst auf eine neue Grundlage stellt. Die Vorschrift lautet:

Art. 145 BayBG

Vertraglich Beschäftigte im öffentlichen Dienst

[...]

(2) Für Personen, die auf Grund eines Vertrages im Dienst einer der in Art. 1 Abs. 1 genannten juristischen Personen des öffentlichen Rechts stehen, gelten vorbehaltlich einer Regelung durch Tarifvertrag § 50 BeamtStG und Art. 103 bis 111 entsprechend; Art. 110 gilt mit der Maßgabe entsprechend, dass nicht durch Gesetz oder Tarifvertrag längere Fristen vorgesehen sind.

Die genannten § 50 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) und Art. 103 ff. BayBG betreffen in erster Linie das Personalaktenrecht der Beamtinnen und Beamten. Sie regeln neben Inhalt und Aufbau der Personalakten insbesondere auch Auskunftsrechte der Beschäftigten und enthalten Vorgaben zur Aufbewahrung und Vernichtung von Unterlagen. Die Geltung dieser detaillierten Vorschriften bedeutet für vertraglich Beschäftigte einen wesentlich transparenteren Datenschutz als bislang. Anders als das Beamtenrecht enthalten die Tarifverträge für den öffentlichen Dienst - über punktuelle Regelungen hinaus - regelmäßig nämlich keine (ausdrückliche) Pflicht, Personalakten überhaupt zu führen, und deshalb auch keine (umfassenden) Vorgaben zu deren Inhalt, Gliederung oder Gestaltung, zur Aufnahme oder Entfernung von Vorgängen, zur Dauer der Aufbewahrung von Unterlagen oder zur elektronischen Aktenführung. Der Umgang mit diesen Fragen lag mangels gesetzlicher Grundlage daher grundsätzlich im Organisationsermessen des Arbeitgebers. Jetzt dagegen muss - entsprechend § 50 BeamtStG - auch für alle vertraglich im öffentlichen Dienst Beschäftigten zwingend eine vertraulich zu behandelnde Personalakte geführt werden, zu der alle Unterlagen gehören, die mit dem Beschäftigungsverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Wie bei den Beamtinnen und den Beamten kann die Personalakte nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden (vgl. Art. 104 Abs. 1 Satz 1 BayBG).

Wichtig ist, dass Art. 145 Abs. 2 BayBG nicht nur das Personalaktenrecht der Beamtinnen und Beamten für anwendbar erklärt. Der für vertraglich Beschäftigte entsprechend geltende Art. 103 BayBG stellt generell die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Dienstherrn unter den Vorbehalt, dass sie zur Durchführung organisatorischer, personeller oder sozialer Maßnahmen erforderlich ist oder zu Rechnungsprüfungszwecken erfolgt. Dementsprechend gewährt Art. 107 Abs. 1 Satz 1 BayBG ein Auskunftsrecht nicht nur hinsichtlich der Personalakte, sondern allgemein für Akten, die personenbezogene Daten der Beschäftigten enthalten und für das Dienstverhältnis verarbeitet werden. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Tarifbeschäftigtenverhältnis gelten damit grundsätzlich die gleichen Bedingungen wie für Beamtinnen und Beamte.

Allerdings können § 50 BeamtStG und Art. 103 ff. BayBG auf vertraglich Beschäftigte nicht unbesehen übertragen werden, da sich die Beschäftigungsverhältnisse von Beamtinnen und Beamten einerseits und vertraglich Beschäftigten andererseits in mancherlei Hinsicht grundlegend unterscheiden. Eine entsprechende Anwendung setzt jedoch eine vergleichbare Interessenlage der Beschäftigtengruppen voraus. Deshalb ist jeweils zu prüfen, ob und wie eine der beamtenrechtlichen Regelungen "entsprechend" für vertraglich Beschäftigte anzuwenden ist. Je ähnlicher die Lage von vertraglich beschäftigten Personen mit der Situation von Beamtinnen oder Beamten ist, desto eher ist eine beamtenrechtliche Regelung auf vertraglich Beschäftigte anwendbar. Soweit sich Beamten- und Tarifbeschäftigtenverhältnis dagegen wesentlich unterscheiden, können die beamtenrechtlichen Vorschriften nicht übertragen werden. Das ist offensichtlich bei den personalaktenrechtlichen Beihilferegeln (vgl. Art. 105 BayBG), da vertraglich Beschäftigte in der Regel keine Beihilfe erhalten. Die entsprechenden Regelungen können auf vertraglich Beschäftigte daher nur dann angewendet werden, wenn sie ausnahmsweise beihilfeberechtigt sind. Ebenso gelten im Tarifbeschäftigtenbereich mitunter längere als die beamtenrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Dementsprechend ordnet Art. 145 Abs. 2 BayBG ausdrücklich an, dass Art. 110 BayBG, der Fristen für die Aufbewahrung der Personalakten von Beamtinnen und Beamten regelt, nur mit der Maßgabe entsprechend gilt, dass nicht durch Gesetz oder Tarifvertrag längere Fristen vorgesehen sind. Das betrifft vor allem Unterlagen zu Ansprüchen auf Altersversorgung im öffentlichen Dienst bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder, die erst nach 30 Jahren verjähren (vgl. § 18a Betriebsrentengesetz - BetrAVG).

In anderen Konstellationen ist es dagegen nicht so einfach zu beurteilen, ob und wie die beamtenrechtlichen Regelungen für vertraglich Beschäftigte passen. Auch wenn ich Art. 145 Abs. 2 BayBG die klare Tendenz entnehme, die beamtenrechtlichen Regeln anzuwenden, bin ich in der Beratungspraxis auf die nachstehend behandelten Fragen gestoßen, die eine nähere Betrachtung fordern.

9.1.1. Betroffener Personenkreis

Art. 145 Abs. 2 BayBG erstreckt den beamtenrechtlichen Beschäftigtendatenschutz auf "Personen, die auf Grund eines Vertrages im Dienst einer der in Art. 1 Abs. 1 [BayBG] genannten juristischen Personen des öffentlichen Rechts stehen". Das betrifft Beschäftigte des Staates, der Gemeinden, der Gemeindeverbände und der sonstigen unter der Aufsicht des Staates stehenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts und damit die vertraglich im öffentlichen Dienst Beschäftigten (vgl. auch die Definition des öffentlichen Diensts in § 130 Betriebsverfassungsgesetz). Erfasst werden dabei nicht nur Personen, die auf arbeitsvertraglicher Grundlage tätig werden, denn auch sogenannte Honorarkräfte (freie Mitarbeiter) werden auf Grundlage eines (Dienst-) Vertrags tätig und können somit "auf Grund eines Vertrages" im Dienst einer der in Art. 1 Abs. 1 BayBG genannten Stellen stehen. Auch sie umfasst Art. 145 Abs. 2 BayBG. Für den ganz überwiegenden Teil der bei bayerischen öffentlichen Stellen Beschäftigten gilt deshalb - nunmehr ausdrücklich - ein weitgehend einheitlicher Beschäftigtendatenschutz.

Gleichwohl erfasst Art. 145 Abs. 2 BayBG nicht alle Beschäftigten im öffentlichen Umfeld. Da die Vorschrift nur für den in Art. 1 Abs. 1 BayBG angesprochenen öffentlichen Dienst gilt, betrifft sie nicht Beschäftigte bei privatrechtlich organisierten Unternehmen, etwa einer kommunalen GmbH. Nicht unter die Neuregelung fallen auch ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des als Körperschaft des öffentlichen Rechts organisierten Bayerischen Roten Kreuzes, da diese nicht auf Grundlage eines Dienst- oder Arbeitsvertrags tätig sind.

Auch Bewerberinnen und Bewerber für ein Dienstverhältnis sind (noch) nicht auf der Grundlage eines Vertrags tätig. Fraglich ist daher, ob ebenso wie bei Bewerberinnen für Beamtinnenstellen und Bewerbern für Beamtenstellen die Art. 103 ff. BayBG für Bewerberinnen und Bewerber auf Tarifbeschäftigtenstellen entsprechend gelten. Nach meiner Einschätzung strebt der Gesetzgeber bei vergleichbarer Interessenlage einen weitgehenden Gleichlauf der datenschutzrechtlichen Regelungen der Beamtinnen, Beamten und vertraglich Beschäftigten an. Deshalb gehe ich davon aus, dass im Ergebnis die gleichen datenschutzrechtlichen Anforderungen für den Umgang mit Daten von Bewerberinnen und Bewerbern gelten sollen, gleich ob sie sich für eine Einstellung im Beamten- oder im Tarifbeschäftigtenverhältnis bewerben.

9.1.2. Recht auf Einsicht in die Personalakte, insbesondere auf Kopien

Unterschiede zwischen den Beschäftigtengruppen im öffentlichen Dienst können - jedenfalls bei strenger Auslegung der tariflichen Vereinbarungen - beim Recht auf Einsicht in die Personalakte bestehen. Hintergrund ist, dass Art. 145 Abs. 2 BayBG die beamtenrechtlichen Rechte für vertraglich Beschäftigte unter den Vorbehalt sonstiger Regelungen stellt. Anders als das Beamtenrecht, das den Beamtinnen und Beamten ein sehr weitgehendes Recht auf Einsicht in die Personalakte und grundsätzlich auch auf Überlassung einer vollständigen Kopie gewährt (vgl. Art. 107 Abs. 4 BayBG), räumen tarifvertragliche Regelungen den Beschäftigten neben dem Einsichtsrecht regelmäßig nur das Recht ein, Auszüge oder Kopien "aus" ihren Personalakten zu verlangen (vgl. etwa § 3 Abs. 6 Satz 1 bis 3 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder - TV-L). Dieses Recht wird vielfach so verstanden, dass die vertraglich Beschäftigten nur Kopien einzelner Unterlagen, aber nicht der gesamten Personalakte fordern können.

Derartige Unterschiede zwischen den Beschäftigtengruppen werden durch die Neuregelung nicht beseitigt. Der Gesetzgeber will - wie der Vorbehalt für tarifvertragliche Regelungen zeigt - mit Art. 145 Abs. 2 BayBG die tariflichen Vereinbarungen nicht auf das beamtenrechtliche Niveau anheben. Dafür spricht auch die Gesetzesbegründung, der zufolge die Anwendung der beamtenrechtlichen Regeln in erster Linie den übertariflich bezahlten Beschäftigten im öffentlichen Dienst diene, die sich auf tarifvertragliche Regelungen grundsätzlich nicht berufen können (vgl. etwa § 1 Abs. 2 TV-L).

Wenn der Gesetzgeber für diese Gruppe von Beschäftigten aber die Anwendung der im Einzelfall gegenüber tariflichen Regelungen weitergehenden beamtenrechtlichen Regeln festlegen möchte, kann ich aus Datenschutzsicht keinen nachvollziehbaren Grund dafür erkennen, die übertariflich Bezahlten etwa mit Blick auf das Recht auf Überlassung einer Kopie der Personalakte gegenüber den Tarifbeschäftigten zu bevorzugen und nur ihnen das gleiche Einsichtsrecht einschließlich Kopie-Anspruch wie den Beamtinnen und den Beamten zuzugestehen. Ein Ausweg könnte darin liegen, dass die bayerischen öffentlichen Stellen die tarifvertraglichen und sonstigen Regeln über die Einsichtsrechte nicht eng auslegen und das Recht auf Auszüge oder Kopien nicht auf Teile der Personalakte beschränken, sondern sich - unabhängig vom jeweiligen Beschäftigtenstatus - zu Gunsten aller vertraglich Beschäftigten an den beamtenrechtlichen Maßstäben orientieren.

9.1.3. Entfernung nachteiliger Unterlagen, insbesondere von Abmahnungen,aus der Personalakte

Gewisse Unklarheiten der Neuregelung haben sich im Zusammenhang mit der Entfernung und Vernichtung nachteiliger Unterlagen aus der Personalakte gezeigt. Für Beamtinnen und Beamte regelt diese Fragen primär Art. 109 BayBG. Gemäß Art. 109 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BayBG gilt der Grundsatz, dass unzutreffende Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen mit Zustimmung des Beamten oder der Beamtin unverzüglich aus der Personalakte entfernt und vernichtet werden. Treffen die Beschwerden, Behauptungen oder Bewertungen dagegen zu, können die Unterlagen erst nach zwei Jahren entfernt und vernichtet werden (vgl. Art. 109 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BayBG). Das steht jedoch unter dem Vorbehalt, dass nicht - wegen der Schwere der Verfehlung - vorrangig die Vorschriften des Disziplinarrechts anzuwenden sind. Unterlagen über Disziplinarverfahren werden bis zum Ablauf der in § 17 Abs. 1 und 3 Bayerisches Disziplinargesetz (BayDG) genannten Fristen in der Personalakte aufbewahrt; die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach der konkret verhängten Disziplinarmaßnahme und beträgt zwischen drei und sieben Jahren. Praktisch bedeutet dies, dass bei Beamtinnen und Beamten die Unterlagen über schwerere, nämlich disziplinarrechtlich relevante, Verfehlungen länger aufbewahrt werden als Unterlagen über weniger schwere Vorfälle.

Da für vertraglich Beschäftigte das Disziplinarrecht von vornherein nicht gilt (vgl. Art. 1 Abs. 1 BayDG), kann sich der in Art. 109 BayBG geregelte Vorbehalt zugunsten der längeren Aufbewahrungsfristen des Disziplinarrechts nicht realisieren. Unterlagen über Verfehlungen der vertraglich Beschäftigten wären daher - unabhängig von deren Schwere - bei wortlautgetreuer Anwendung von Art. 109 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BayBG auf vertraglich Beschäftigte immer nach zwei Jahren aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten. Das wäre bei schwereren Verfehlungen zum einen eine Besserstellung gegenüber Beamtinnen und Beamten in vergleichbaren Fällen. Darüber hinaus bedeutete dieses Verständnis eine erhebliche Verbesserung gegenüber der bislang in der Rechtsprechung vorherrschenden Meinung, dass etwa Abmahnungen von Beschäftigten nach arbeitsrechtlichen Grundsätze regelmäßig erst dann aus der Personalakte entfernt werden müssen, wenn sie in jeder Hinsicht, etwa zur Beurteilung der charakterlichen Eignung für eine Beförderung, bedeutungslos geworden sind, wobei dieser Zeitraum deutlich mehr als zwei Jahre dauern kann.

Diese Thematik kann insbesondere im Zusammenhang mit der Stellensuche bedeutsam werden, wenn der neue öffentliche Arbeitgeber - wie weithin auch bei Tarifbeschäftigten üblich - Einsicht in die Personalakte erbittet. Die nicht hinterfragte Anwendung von Art. 109 BayBG könnte auch bei schweren Verfehlungen, die gerade noch nicht zur Kündigung ausreichen, dazu führen, dass entsprechende Unterlagen nach relativ kurzer Zeit aus der Personalakte zu entfernen wären. Aus der Gesetzesbegründung ergibt sich jedenfalls nicht, dass der Gesetzgeber diese Konsequenz beabsichtigt hat und die vertraglich Beschäftigten hinsichtlich der Aufbewahrung von Abmahnungen und ähnlichen Unterlagen gegenüber der bisherigen Rechtslage deutlich besser stellen wollte.

9.1.4. Bewertung und Ausblick

Da die Interessen von Beamtinnen, Beamten und Tarifbeschäftigten an einer datenschutzkonformen Personalaktenführung weitestgehend gleich gerichtet sind, habe ich schon lange nachdrücklich die Auffassung vertreten, dass - vorbehaltlich tarifvertraglicher und sonstiger Sonderregeln - die beamtenrechtlichen Vorschriften über die Personalaktenführung als allgemein gültige Schutzvorschriften für alle öffentlichen Bediensteten grundsätzlich auch im Tarifbereich zu beachten sind. Nunmehr hat der bayerische Gesetzgeber ausdrücklich anerkannt, dass die entsprechende Anwendung der beamtenrechtlichen Personalaktenvorschriften für vertraglich Beschäftigte im öffentlichen Dienst "unumgänglich" ist. Ich sehe die Neuregelung daher auch als Ergebnis meines langen Beharrens.

Auch wenn die nun geschaffene Regelung, wie gezeigt, einige Fragen noch nicht abschließend klärt, bis ich sicher, dass diese in der Praxis - wie bislang auch -datenschutzrechtskonform und sachgerecht gelöst werden können. Nichtsdestotrotz würde ich es begrüßen, wenn der Gesetzgeber bei nächster Gelegenheit nachjustieren und die aufgeworfenen Fragen klarstellen würde.

Noch nicht durchdringen konnte ich mit meinem Anliegen, den Beschäftigtendatenschutz mit einem Mitbestimmungsrecht des Personalrats bei der Benennung des behördlichen Datenschutzbeauftragten weiter zu stärken. Dieser wird bislang allein durch den Verantwortlichen, regelmäßig die Leiterin oder den Leiter der Dienststelle, benannt. Der Datenschutzbeauftragte soll jedoch gerade auch für die Beschäftigten ein unabhängiger Ansprechpartner in datenschutzrechtlichen Fragen sein, vor allem bei datenschutzrechtlichen Konflikten mit dem Dienstherrn. Eine Einbindung des Personalrats in das Verfahren der Benennung des behördlichen Datenschutzbeauftragten könnte dessen Legitimation und das ihm von den betroffenen Beschäftigten entgegengebrachte Vertrauen maßgeblich steigern, da der Eindruck vermindert würde, er stünde einseitig im Lager der Dienststellenleitung. Für eine entsprechende Neuregelung werde ich mich in meinen Gesprächen mit dem Gesetzgeber und der Staatsregierung weiterhin einsetzen.

9.2. Beschäftigten-Geburtstagslisten bei bayerischen öffentlichen Stellen

Geburtstage von Beschäftigten geben in vielen bayerischen öffentlichen Stellen immer wieder Anlass zu einer Gratulation, zum Mitbringen eines Geburtstagskuchens oder zur Entgegennahme eines angemessen großen Stücks davon. Geburtstage werden wahrgenommen - von Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzten, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Sie sind Gegenstand sozialer Erwartungen.

Oftmals entstehen in den Dienststellen Geburtstagslisten, die von allen Beschäftigten in einer Organisationseinheit eingesehen werden können und so für das als notwendig empfundene Maß an Transparenz sorgen. Solche Geburtstaglisten enthalten für jede eingetragene Person außer dem Namen zumindest das Datum, häufig auch das Jahr des Geburtstags. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist insofern zu bemerken:

9.2.1. Verantwortlichkeit

Verantwortlicher ist nach Art. 4 Nr. 7 Halbsatz 1 DSGVO die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Eine Beschäftigten-Geburtstagsliste wird entweder auf dienstliche Veranlassung oder in "Eigenregie" durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geführt.

Die Verantwortlichkeit einer bayerischen öffentlichen Stelle für eine dort vorgehaltene Beschäftigten-Geburtstagsliste ist jedenfalls begründet, wenn

• Vorgesetzte die Liste führen oder dies veranlassen,
• Vorgesetzte auf eine Eintragung in der Liste hinwirken oder sonst Eintragungsanreize schaffen oder
• die Liste von der Personalstelle mit den nötigen Daten beschickt wird.

Die nachfolgenden Hinweise betreffen Beschäftigten-Geburtstagslisten, die von einer bayerischen öffentlichen Stelle als Verantwortlichem geführt werden.

9.2.2. Beschäftigten-Geburtstagsliste und Personaldatenschutz

Die Führung einer Beschäftigten-Geburtstagsliste, die Beschäftigten außerhalb der personalverwaltenden Stelle zugänglich ist, findet keine Rechtfertigung in Art. 103 Satz 1 Nr. 1 Bayerisches Beamtengesetz (BayBG). Diese Vorschrift fungiert als grundlegende Verarbeitungsbefugnis für den Bereich der Personalstellen; sie ist Rechtsgrundlage im Sinne von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e, Abs. 3 UAbs. 1 Buchst. b DSGVO und gilt nicht nur für die Beamtinnen und Beamten, sondern gemäß Art. 145 Abs. 2 BayBG grundsätzlich auch entsprechend für Tarifbeschäftigte bei bayerischen staatlichen Behörden und staatsmittelbaren Rechtsträgern.

Nach Art. 103 Satz 1 Nr. 1 BayBG darf der Dienstherr Personaldaten verarbeiten, soweit dies zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft erforderlich ist.

Die Führung von Beschäftigten-Geburtstagslisten, die innerhalb einer "behördeninternen Öffentlichkeit" eingesehen werden können, ermöglicht die Gratulation in der jeweiligen Organisationseinheit und gegebenenfalls ein anlassbezogenes Gemeinschaftserlebnis. Bei alldem handelt es sich um Akte der kollegialen Beziehungspflege, nicht aber um vom Dienstherrn zu veranlassende organisatorische, personelle oder soziale Maßnahmen.

9.2.3. Einwilligung als Rechtsgrundlage

Vor diesem Hintergrund kommt als Rechtsgrundlage für Verarbeitungen im Zusammenhang mit Beschäftigten-Geburtstagslisten nur die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. a DSGVO) in Betracht. Unter dem Aspekt der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO) sollte die "Neuaufnahme" in eine Liste grundsätzlich auf Tag und Monat beschränkt, auf die - von nicht wenigen Menschen als sensibler empfundene - Angabe des Geburtsjahres hingegen verzichtet werden.

Die Einwilligung ist wirksam, wenn sie die Anforderungen erfüllt, welche Art. 4 Nr. 11, Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. a und Art. 7 Abs. 2 und 3 DSGVO vorsehen. Über diese Anforderungen informiert die Praxishilfe "Die Einwilligung nach der Datenschutz-Grundverordnung".

Eine Einwilligung muss danach insbesondere freiwillig (Art. 4 Nr. 11 DSGVO), informiert (Art. 4 Nr. 11 DSGVO), auf einen bestimmten Zweck (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. a DSGVO) und auf eine bestimmte Verarbeitung bezogen (Art. 4 Nr. 11 DSGVO) sowie unmissverständlich (Art. 4 Nr. 11 DSGVO) sein. Sie wirkt grundsätzlich bis zu ihrem Widerruf (Art. 7 Abs. 3 Satz 1, 2 DSGVO).

Die öffentliche Stelle muss die Einwilligung im Rahmen ihrer Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) nachweisen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

9.2.4. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Eine Verarbeitungstätigkeit mit dem Zweck "Führen von Beschäftigten-Geburtstagslisten" gehört auch in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungstätigkeit ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. a DSGVO. Betroffene Personen sind die Beschäftigten, die ihre Geburtsdaten in die Liste einpflegen oder einpflegen lassen. Zu den Kategorien personenbezogener Daten zählen regelmäßig der Name und der Vorname sowie das Geburtsdatum. Kategorien (dritter) Empfänger können bei einer internen Liste außer Betracht bleiben. Die Löschfrist ist an die Zugehörigkeit der betroffenen Person zu der Organisationseinheit gekoppelt, für welche die Beschäftigten-Geburtstagsliste geführt wird. Ein Eintrag ist zu löschen, wenn die betroffene Person diese Funktionseinheit - auch durch Umsetzung innerhalb einer Behörde - verlässt oder die Einwilligung widerruft. Der Verzeichniseintrag sollte so gefasst werden, dass er alle bei der öffentlichen Stelle geführten Beschäftigten-Geburtstagslisten abdeckt.

9.2.5. Informationspflichten

Die in einer Beschäftigten-Geburtstagsliste typischerweise enthaltenen Daten befinden sich regelmäßig bereits in der Sphäre des Verantwortlichen, weil sie zum Grundbestand an Beschäftigtendaten gehören. Die Nutzung von Name und Geburtsdatum im Rahmen einer Beschäftigten-Geburtstagsliste lässt sich als eine Weiterverwendung deuten, welche die Informationspflicht nach Art. 13 Abs. 3 DSGVO auslöst.

Im Regelfall werden die erforderlichen Informationen bereits durch die zu Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses angezeigten Datenschutzhinweise erteilt sein, die eingeführte Beschäftigten-Geburtstagslisten möglichst berücksichtigen sollten. Vor der Einwilligung sollte der betroffenen Person der zusätzliche Verarbeitungszweck deutlich gemacht werden; unmissverständlich ist auf das Widerrufsrecht hinzuweisen (Art. 13 Abs. 2 Buchst. c, Art. 7 Abs. 3 Satz 3 DSGVO). Ist dies gewährleistet, kann meist ein Kenntnisstand angenommen werden, der eine gesonderte Information entbehrlich macht (vgl. Art. 13 Abs. 4 DSGVO).

9.2.6. Fazit

Die Führung von Beschäftigten-Geburtstagslisten durch bayerische öffentliche Stellen ist auch in der Welt der Datenschutz-Grundverordnung kein unlösbares Problem. Stets sollte aber insbesondere darauf geachtet werden, dass

• eine Verantwortlichkeit der öffentlichen Stelle organisatorisch klar geregelt ist,
• der Verarbeitung wirksame Einwilligungen zugrunde liegen,
• das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten eine entsprechende Position enthält sowie
• am Beginn eines Dienst- oder Arbeitsverhältnisses gegebene Datenschutzhinweise auch Informationspflichten hinsichtlich Beschäftigten-Geburtstagslisten mit abdecken.

9.3. Auskunft an Beschäftigte bayerischer öffentlicher Stellenaus Unterlagen des Personalrats

Das Bayerische Personalvertretungsgesetz (BayPVG) regelt in Art. 10 Abs. 1 Satz 1 BayPVG eine besondere Schweigepflicht vor allem für Mitglieder der Personalvertretung. Dementsprechend steht Beschäftigten bayerischer öffentlicher Stellen grundsätzlich kein Recht auf Einsicht in Personalratsunterlagen zu. Sie können allerdings ihr Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO auch im Hinblick auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch den Personalrat geltend machen. Es stellt sich dann die Frage, ob und gegebenenfalls in welchem Umfang die Schweigepflicht des Personalrats das Recht der Beschäftigten auf Auskunft einschränkt.

9.3.1. Anspruchsinhalt

Das Auskunftsrecht nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO umfasst zunächst die Bestätigung, ob überhaupt personenbezogene Daten der Auskunft suchenden Beschäftigten verarbeitet werden (Art. 15 Abs. 1 Halbsatz 1 DSGVO). Ist dies der Fall, haben die Beschäftigten ein Recht auf Auskunft über diese Daten (Art. 15 Abs. 1 Halbsatz 2 Var. 1 DSGVO) sowie über bestimmte "Metainformationen", etwa zu den Verarbeitungszwecken (Art. 15 Abs. 1 Halbsatz 2 Var. 2 DSGVO). Beschäftigte können zudem eine Kopie ihrer verarbeiteten Daten verlangen, Art. 15 Abs. 3 DSGVO.

9.3.2. Anspruchsverpflichteter

Die Rechte nach Art. 15 DSGVO richten sich gegen den Verantwortlichen. Zwar ist der Personalrat nach meiner derzeitigen Auffassung nicht als eigenständiger Verantwortlicher im Sinn von Art. 4 Nr. 7 DSGVO anzusehen; dies ist vielmehr die jeweilige bayerische öffentliche Stelle, bei welcher er gebildet ist. Der besonderen Stellung des Personalrats ist allerdings - insbesondere im Hinblick auf die Schweigepflicht nach Art. 10 Abs. 1 Satz 1 BayPVG - organisatorisch gleichwohl Rechnung zu tragen. Dies hat unter anderem zur Folge, dass der Personalrat Auskunftsersuchen Beschäftigter bezüglich seiner eigenen Datenverarbeitungen selbstständig zu bearbeiten hat.

9.3.3. Die Schweigepflicht des Personalrats als Anspruchshindernis?

Gemäß Art. 10 Abs. 2 Nr. 3 BayDSG unterbleibt die Auskunft unter anderem, soweit "personenbezogene Daten oder die Tatsache ihrer Speicherung [...] wegen der überwiegenden berechtigten Interessen Dritter geheim gehalten werden müssen". Die Vorschrift schränkt die Rechte nach Art. 15 DSGVO insgesamt ein, sowohl hinsichtlich des "eigentlichen" Auskunftsanspruchs nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO als auch hinsichtlich des Rechts auf Kopie nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO. Der bayerische Gesetzgeber hat mit dieser Regelung von der Beschränkungsmöglichkeit des Art. 23 DSGVO Gebrauch gemacht. Bei Auskunftsbegehren im Hinblick auf (mögliche) Datenverarbeitungen des Personalrats findet das in Art. 10 Abs. 2 Nr. 3 BayDSG allgemein umschriebene Geheimhaltungsinteresse seine spezialgesetzliche Ausprägung in Art. 10 Abs. 1 Satz 1 BayPVG, der eine besondere Schweigepflicht für Mitglieder der Personalvertretung normiert.

Deutlich zu kurz gegriffen wäre es allerdings, wenn der Personalrat Auskunftsersuchen Beschäftigter pauschal mit einem Verweis auf Art. 10 Abs. 1 Satz 1 BayPVG ablehnen könnte. Vielmehr ist zu differenzieren:

• Soweit eine Schweigepflicht allein dem Schutz der betroffenen Person dient, kann diese Pflicht dem Recht der betroffenen Person auf Auskunft und auf Erhalt einer Kopie nicht entgegengehalten werden. Denn dann würde sich eine Vorschrift, die der Stärkung der Rechtsposition der betroffenen Person dienen soll, ihren Auswirkungen nach ins Gegenteil verkehren.
• Auskunftsbeschränkende Wirkung kann die Schweigepflicht daher nur entfalten, soweit sie (zumindest auch) die Interessen Dritter schützt. Dies ist im Hinblick auf die Zweckrichtung der jeweils einschlägigen Schweigepflicht im Einzelfall zu beurteilen. Die Schweigepflicht nach Art. 10 Abs. 1 Satz 1 BayPVG dient zum einen zwar dem Vertraulichkeitsinteresse der Beschäftigten, zum anderen aber auch dem Zweck, die Funktionsfähigkeit des Personalrats sowie die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Dienststellenleitung (vgl. Art. 2 Abs. 1 BayPVG) zu gewährleisten.

Der Anspruch nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO ist somit auch im Beschäftigungsverhältnis kein "Alles-oder-Nichts"-Anspruch: Die Schweigepflicht steht ihm nur so weit entgegen, wie sie im konkreten Fall reicht. Es kommt auch eine Teilerfüllung dergestalt in Betracht, dass der Personalrat diejenigen Informationen bereitstellt, die nicht von dem Anspruchshindernis erfasst sind. Eine solche Teilerfüllung ist sowohl hinsichtlich der vom Personalrat verarbeiteten Daten der betroffenen Person als auch bezüglich der zu erteilenden Metainformationen nach Art. 15 Abs. 1 Halbsatz 2 Var. 2 DSGVO denkbar.

Bei der Prüfung, ob und gegebenenfalls in welchem Umfang die Schweigepflicht nach Art. 10 Abs. 1 Satz 1 BayPVG das Auskunftsrecht nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO beschränkt, sollte der Personalrat insbesondere Folgendes beachten:

• Im Hinblick auf die eigenen personenbezogenen Daten der betroffenen Person wird die Schweigepflicht des Personalrats den Anspruch nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO nur in Fällen einschränken können, in denen diese Pflicht zugunsten des Personalrats selbst oder zugunsten Dritter, insbesondere der Dienststellenleitung, besteht. In Betracht hierfür kommen etwa Konstellationen, in denen die Dienststellenleitung dem Personalrat bestimmte personenbezogene Daten einer beschäftigten Person im Rahmen einer beabsichtigten Personalmaßnahme (etwa einer vorgesehenen Versetzung) "vorab" zur Verfügung stellt, die beschäftigte Person von der geplanten Maßnahme jedoch noch keine Kenntnis hat. Hier soll die Schweigepflicht nicht allein das Vertraulichkeitsinteresse der betroffenen Person schützen, sondern auch die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Dienststelle gewährleisten.
• Die Schweigepflicht nach Art. 10 Abs. 1 Satz 1 BayPVG bezieht sich insbesondere auch auf die Meinungsäußerungen und das Abstimmungsverhalten der Personalratsmitglieder in den Sitzungen. Diese werden in aller Regel keine personenbezogenen Daten der betroffenen Person, deren Angelegenheit Gegenstand der Beratung ist, darstellen und sind insoweit von Rechten nach Art. 15 DSGVO (einschließlich des Rechts auf Kopie) ohnehin nicht erfasst. Sofern der betroffenen Person bezüglich ihrer personenbezogenen Daten Auskunft in Form von (Teil-)Ablichtungen von Personalratsdokumenten erteilt werden kann, ist dementsprechend in besonderem Maße darauf zu achten, dass Dokumententeile, die Rückschlüsse auf Meinungsäußerungen und das Abstimmungsverhalten einzelner Personalratsmitglieder enthalten, zuvor - etwa durch Schwärzung - unkenntlich gemacht werden.
• Auch hinsichtlich der in Art. 15 Abs. 1 Halbsatz 2 Var. 2 DSGVO aufgelisteten Metainformationen ist jeweils gesondert zu prüfen, ob die Schweigepflicht nach Art. 10 Abs. 1 Satz 1 BayPVG ein Anspruchshindernis darstellt. In Betracht kommt dies insbesondere hinsichtlich der Informationen über die Herkunft der Daten nach Art. 15 Abs. 1 Buchst. g DSGVO, so in dem Fall, dass der Personalrat personenbezogene Daten anlässlich einer Beschwerde eines anderen Beschäftigten verarbeitet.

9.3.4. Ergänzende Hinweise

Neben der Schweigepflicht des Personalrats können im Einzelfall auch andere Anspruchshindernisse - insbesondere nach Art. 10 Abs. 2 Nr. 1 und 2 sowie Nr. 3 Var. 1 BayDSG - in Betracht kommen. Bezüglich des Rechts auf Kopie nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO sieht Art. 15 Abs. 4 DSGVO ferner ein spezifisches Anspruchshindernis vor. Diesem dürfte angesichts der Schweigepflicht der Personalratsmitglieder allerdings keine weitergehende Bedeutung zukommen: Denn soweit das Recht auf Kopie der eigenen personenbezogenen Daten ausnahmsweise die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigen würde (vgl. Art. 15 Abs. 4 DSGVO), wird bereits die Schweigepflicht nach Art. 10 Abs. 1 Satz 1 BayPVG dem Auskunftsanspruch entgegenstehen.

Sowohl Dienststelle als auch Personalrat haben durch organisatorische Vorkehrungen sicherzustellen, dass Auskunftsersuchen, welche (auch) die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Personalrat betreffen, ordnungsgemäß und insbesondere innerhalb der Frist(en) des Art. 12 Abs. 3 DSGVO bearbeitet werden. Dabei kann auch der Personalrat den behördlichen Datenschutzbeauftragten - möglichst ohne die Nutzung personenbezogener Beschäftigtendaten - zu Rate ziehen (vgl. Art. 39 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Weitere Hilfestellung diesbezüglich bietet hier meine Orientierungshilfe, "Das Recht auf Auskunft nach der Datenschutz-Grundverordnung".

9.3.5. Fazit

Zwar ist der Personalrat nicht selbst Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinn. Aufgrund seiner besonderen Stellung hat er allerdings Ersuchen nach Art. 15 DSGVO - soweit diese Datenverarbeitungen des Personalrats betreffen - eigenständig zu bearbeiten. Dabei kann er ein solches Ersuchen nicht pauschal mit einem Hinweis auf eine bestehende Schweigepflicht zurückweisen. Vielmehr hat er im Hinblick auf das jeweilige, konkrete Ersuchen - gegebenenfalls mit Unterstützung durch den behördlichen Datenschutzbeauftragten - sorgfältig zu prüfen, ob und gegebenenfalls in welchem Umfang die Schweigepflicht nach Art. 10 Abs. 1 Satz 1 BayPVG Rechte der betroffenen Person nach Art. 15 DSGVO einschränkt.

50. Vom 23. Dezember 2019 (GVBl. S. 724) [Zurück]
51. Vom 18. Mai 2018 (GVBl. S. 286), vgl. dazu meine Ausführungen im 28. Tätigkeitsbericht 2018 unter Nr. 12.1. [Zurück]
52. Beispielsweise in § 3 Abs. 6 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder. [Zurück]
53. Vgl. Landtags-Drucksache 18/3922, S. 28. [Zurück]
54. Vgl. Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 19. Juli 2012, 2 AZR 782/11, BeckRS 2012, 76055. [Zurück]
55. Regelmäßig seit meinem 18. Tätigkeitsbericht 1998 unter Nr. 12.2. [Zurück]
56. Vgl. Landtags-Drucksache 18/3922, S. 28. [Zurück]
57. Bayerischer Landesbeauftragter für den Datenschutz, Die Einwilligung nach der Datenschutz-Grundverordnung, Internet: https://www.datenschutz-bayern.de, Rubrik „Datenschutzreform 2018 – Orientierungs- und Praxishilfen – Einwilligung“. [Zurück]
58. Vgl. ausführlich zum Anspruchsinhalt von Art. 15 DSGVO Bayerischer Landesbeauftragter für den Datenschutz, Das Recht auf Auskunft nach der Datenschutz-Grundverordnung, Stand 12/2019, Rn. 90 ff., Internet: https://www.datenschutz-bayern.de, Rubrik „Datenschutzreform 2018 – Orientierungs- und Praxishilfen – Recht auf Auskunft über die eigenen personenbezogenen Daten“. [Zurück]
59. Vgl. zum Ganzen Bayerischer Landesbeauftragter für den Datenschutz, Der Personalrat – Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts?, Aktuelle Kurz-Information 23, Internet: https://www.datenschutz-bayern.de, Rubrik „Datenschutzreform 2018 – Aktuelle Kurz-Informationen“. [Zurück]
60. Vgl. Ballerstedt/Schleicher/Faber, Bayerisches Personalvertretungsgesetz, Stand 8/2018, Art. 10 BayPVG Rn. 1b f. mit weiteren Nachweisen. [Zurück]
61. Vgl. Bayerischer Verwaltungsgerichtshof, Beschluss vom 2. November 2009, 17 P 08.2325, BeckRS 2011, 46028, Rn. 25. [Zurück]
62. Bayerischer Landesbeauftragter für den Datenschutz, Das Recht auf Auskunft nach der Datenschutz-Grundverordnung, Stand 12/2019, Rn. 138 ff., Internet: https://www.datenschutz-bayern.de, Rubrik „Datenschutzreform 2018 – Orientierungs- und Praxishilfen – Recht auf Auskunft über die eigenen personenbezogenen Daten“. [Zurück]