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Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz; Stand: 12.12.2002

13. Personalwesen

13.1. Verarbeitung und Nutzung von Personalaktendaten

13.1.1. Übermittlung von Personaldaten an Krankenkassen und an die Presse

Es erreichen mich immer wieder Anfragen von Behörden zur Zulässigkeit der Weitergabe der Adressen neu eingestellter Beamtenanwärter oder Auszubildender an (gesetzliche und private) Krankenkassen.

Nach meiner Auffassung sind die Vorschriften über das Personalaktenrecht der Beamten (Art. 100 ff. BayBG) analog auch auf die nichtverbeamteten Beschäftigten des öffentlichen Dienstes anzuwenden, da sie allgemein gültige Schutzprinzipien für Arbeitnehmer enthalten. Daher lässt sich diese Frage für beide Personengruppen anhand Art. 100 e Abs. 2 Satz 1 BayBG beantworten, wonach Auskünfte an Dritte nur mit Einwilligung des Beamten erteilt werden dürfen, es sei denn, dass die Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder der Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen des Dritten die Auskunftserteilung zwingend erfordert. Im Übrigen kommt man zum gleichen Ergebnis, wenn man ohne analoge Anwendung des Personalaktenrechts der Beamten die Vorschrift des Art. 19 Abs. 1 Nr. 2 BayDSG anwendet.

Die Krankenkassen sind Dritte im Sinne dieser Vorschrift, obige Ausnahmen liegen offensichtlich nicht vor. Daher dürfen ihnen Auskünfte nur mit Einwilligung des Betroffenen erteilt werden, wobei diesem gemäß Art. 100 e Abs. 2 Satz 2 BayBG Inhalt und Empfänger der Auskunft schriftlich mitzuteilen wären.

Obige Grundsätze müssen öffentliche Stellen auch in ihrer Pressearbeit beachten. Ein ehemaliger Bediensteter einer Kommune hatte sich an mich gewandt, weil sein damaliger Dienstherr in einem Leserbrief in der lokalen Tageszeitung Personalaktendaten offengelegt hat. Ich habe diesen Vorgang beanstandet.

13.1.2. Kalendarische Übersichten über Abwesenheiten

Im Zeitalter der Verwaltungsmodernisierung und der Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung werden an immer mehr Dienststellen Abwesenheitskalender oder Jahresübersichten über Abwesenheiten in Papierform oder in elektronischer Form geführt. Dazu ist aus datenschutzrechtlicher Sicht Folgendes anzumerken:

Beurteilungsgrundlage für diese Übersichten sind die Vorschriften des Personalaktenrechts für Beamte (Art. 100 ff. BayBG), die - wie bereits in Nr. 13.1.1 erwähnt - analog auch auf Angestellte und Arbeiter des öffentlichen Dienstes anzuwenden sind. Auch hier käme man gemäß Art. 17 Abs. 1 BayDSG, der sowohl das Erforderlichkeitsprinzip als auch das Zweckbindungsprinzip enthält, zu den gleichen Ergebnissen. Unterlagen über Erholungsurlaub und Erkrankungen etc. sind den Personalaktendaten zuzurechnen (vgl. Art. 100 a Abs. 1 Satz 2, Abs. 2 Satz 2 BayBG). Nach Art. 100 a Abs. 1 Satz 3 BayBG dürfen Personalaktendaten nur für Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft verwendet werden, es sei denn, der Beamte willigt in die anderweitige Verwendung ein. Das Verbot der anderweitigen Verwendung betrifft den Dienstherrn bzw. die Behörden oder Dienststellen des Dienstherrn, denen die Personalaktendaten zugänglich gemacht werden dürfen.

Bei der Bekanntgabe personenbezogener Abwesenheitsdaten an Behördenangehörige liegt eine Datennutzung im Sinne des Art. 4 Abs. 7 BayDSG vor, da es sich um die Weitergabe von Daten innerhalb der speichernden Stelle (vgl. Art. 4 Abs. 9 BayDSG) handelt. Zwecke der Personalwirtschaft im Sinne des Art. 100 a Abs. 1 Satz 3 BayBG sind im Hinblick auf organisatorische Fragen gegeben. Im Regelfall dürfte jedoch im Rahmen der dienstlichen Erforderlichkeit die Kenntnis der Abwesenheitszeiten ausreichen; sowohl die Gründe für eine Abwesenheit als auch die nachträgliche Eintragung von Krankheitszeiten sind dagegen für diese Zwecke nicht erforderlich.

Soweit Datennutzungen über den dargestellten Umfang hinausgehen, wären sie nur mit der freiwilligen und informierten Einwilligung der Betroffenen (Art. 100 a Abs. 1 Satz 3 BayBG, Art. 15 Abs. 2 bis 4 BayDSG) zulässig. Für die Einholung einer solchen Einwilligung sehe ich jedoch keinen Grund. Die Aufstellungen sollten sich deswegen auf die Abwesenheitszeiten beschränken. Das gilt umsomehr, falls Dritten, z. B. Besuchern der Behörde, eine Einsichtnahme in die Übersichten möglich sein sollte (z. B. durch den "Standort" des Kalenders), s. dazu Art. 100 e Abs. 2 Satz 1 BayBG.

13.1.3. Nutzung von Zeiterfassungsdaten

Anknüpfend an meine Ausführungen unter Nr. 13.1.2 gebe ich speziell zur Nutzung von Zeiterfassungsdaten beispielsweise durch Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Rahmen eines mit der elektronischen Zeiterfassung gekoppelten Tableaus oder durch die zentrale Telefonvermittlung nachstehende Hinweise:

Auch Zeiterfassungsunterlagen (also Unterlagen über Erholungsurlaub, Erkrankungen, Dienstreisen, Dienstgänge etc.) sind Personalaktendaten und können in einem eigenen Teilakt bei der für diesen Aufgabenbereich zuständigen Stelle der Behörde geführt werden.

Unter Verweis auf Art. 100 a Abs. 1 Satz 3 BayBG ist auch hier im Hinblick auf organisatorische Fragen die Kenntnis von "anwesend" und "abwesend" und ggf. der Dauer der Abwesenheit in der Regel ausreichend. Abwesenheitsgründe sind nur bekannt zu geben, wenn dies im Einzelfall ausnahmsweise erforderlich ist.

Auch die entsprechende Information von Anrufenden durch die zentrale Telefonvermittlung (hier handelt es sich um Datenübermittlungen nach Art. 4 Abs. 6 Satz 2 Nr. 3 Buchstabe a BayDSG, weil Daten an Dritte (Art. 4 Abs. 10 BayDSG) weitergegeben werden) ist gemäß Art. 19 Abs. 1 Nr. 1, Art. 17 Abs. 1 Nr. 2 BayDSG nur in dem Umfang zulässig, wie sie für die Personalwirtschaft erforderlich ist. So halte ich die Verwendung von Urlaubs- und Krankheitsdaten ohne die freiwillige und informierte Einwilligung der Betroffenen gemäß Art. 100 a Abs. 1 Satz 3 und Art. 100 e Abs. 2 Satz 1 BayBG regelmäßig für nicht zulässig.

Damit scheidet eine institutionalisierte Unterrichtung der zentralen Telefonvermittlung, z. B. durch die generelle Weitergabe von Abwesenheitslisten, in denen auch die einzelnen Abwesenheitsgründe aufgeführt sind, aus.

Regelungen zur Nutzung der Zeiterfassungsdaten sind in einer Dienstvereinbarung (vgl. Art. 73 BayPVG) zur Arbeitszeiterfassung festzulegen.

13.1.4. Personaldaten im Intranet

In immer mehr Behörden gewinnt das Intranet an Bedeutung. Zur Veröffentlichung von Personaldaten von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen im Intranet gebe ich deshalb folgende Hinweise:

Nach dem m. A. auch auf den Tarifbereich analog anzuwendenden Art. 100 h Abs. 1 Satz 1 BayBG dürfen auch Personalaktendaten in Dateien nur für Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft verarbeitet und genutzt werden. Zu den Personalaktendaten zählen die Daten der zum Personalakt gehörenden Unterlagen, d. h. aller Unterlagen (einschließlich der in Dateien gespeicherten), die den Beamten betreffen, soweit sie mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen, also der Personalverwaltung (Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses) dienen (vgl. Art. 100 a Abs. 1 Satz 2 BayBG). Daten, die z. B. im Zusammenhang mit Neueinstellungen, Arbeitsplatzwechsel, Dienstjubiläen, Verabschiedungen, Beförderungen und Höhergruppierungen veröffentlicht werden sollen, sind also den Personalaktendaten zuzuordnen.

Obwohl die Begriffe "Personalverwaltung und Personalwirtschaft" in Art. 100 a Abs. 1 Satz 3 bzw. Art. 100 h Abs. 1 Satz 1 BayBG weit zu fassen sind, sind bei der Veröffentlichung von Mitarbeiterdaten im Intranet einer Behörde in der Regel diese Verwendungszwecke jedoch nicht gegeben. Ich halte deshalb die Einwilligung der Betroffenen grundsätzlich für erforderlich. Lediglich die Veröffentlichung offenkundiger Daten wie Familienname, Vorname, Amts- oder Dienstbezeichnung, Sachgebiet, Dienstzimmer, Nebenstellennummer, Funktionsübertragung ist im Intranet auch ohne Einwilligung zulässig, da derartige Angaben entsprechend einem unabweisbaren dienstlichen Bedürfnis behördenintern allgemein bekannt gemacht werden (durch Türschilder, Telefonverzeichnis, Geschäftsverteilungsplan). Diese Daten werden damit gemäß Art. 100 a Abs. 1 Satz 3, Art. 100 h Abs. 1 Satz 1 BayDSG in zulässiger Weise für Zwecke der Personalwirtschaft verwendet. Beim Organisationsreferat werden diese personenbezogenen Daten Teile der jeweiligen Sachakten, für die die Datenschutzvorschriften dieser Sachakten gelten, insbesondere Art. 17 ff. BayDSG. Die Zweckbestimmung dieser Daten bleibt auch als Sachaktendaten allein "Personalverwaltung und Personalwirtschaft" (vgl. Kommentar zum BayDSG, Wilde/Ehmann/Niese/Knoblauch, Handbuch XIV 3 e). Die Bekanntmachung der Daten (durch Türschilder, im Intranet) ist nach Art. 19 Abs. 1 Nr. 1, Art. 17 Abs. 1 Nr. 2 BayDSG zulässig, soweit dies für die Personalwirtschaft erforderlich ist. Eine Bekanntgabemöglichkeit besteht aber nur für die vorstehend genannten Daten. Soweit allerdings Personalmaßnahmen Rückschlüsse auf deren Grund und damit auf persönliche, private Verhältnisse der Bediensteten zulassen, wäre die Einwilligung der Betroffenen notwendig. Die Einholung einer solchen Einwilligung käme z. B. für Hausnachrichten unter der Rubrik "Namensänderung infolge Eheschließung" in Betracht.

Im Übrigen verweise ich auch auf meine Orientierungshilfe "Veröffentlichung von Informationen im Internet und im Intranet" (http://www.datenschutz-bayern.de/technik/orient/int-publ.htm).

13.1.5. Verwendung von Personalaktendaten in automatisierten Dateien

Im Zuge der Automatisierung werden verstärkt Personalverwaltungsprogramme in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt. Dazu weise ich auf Folgendes hin:

Die Zulässigkeit der automatisierten Verarbeitung und Nutzung von Personalaktendaten richtet sich nach Art. 100 h Abs. 1 Satz 1 BayBG, wonach Personalaktendaten (Art. 100 a Abs. 1 Satz 2 BayBG) auch in Dateien nur für Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft verarbeitet und genutzt werden dürfen (s. dazu Art. 100 a Abs. 1 Satz 3 BayBG und meine Ausführungen unter Nr. 13.1.4). Durch automatisierte Dateien kann zwar die Verarbeitung und Nutzung der Personalaktendaten erleichtert und beschleunigt werden, der Verwendungszweck der Daten wird dadurch aber nicht erweitert. Durch technisch-organisatorische Maßnahmen muss gewährleistet werden, dass nur berechtigte Personen (vgl. Art. 100 a Abs. 3 BayBG) auf die Daten zugreifen können. Die Einwilligung des jeweiligen Beschäftigten ist für eine datenschutzrechtlich zulässige Verwendung von Personalaktendaten nicht erforderlich.

Art. 100 h Abs. 1 Satz 1 BayBG bestimmt den Verwendungszweck, trifft aber keine Aussage darüber, in welchem Umfang die Daten für die genannten Zwecke genutzt werden dürfen. Hier sind die allgemeinen datenschutzrechtlichen Grundsätze über die Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu beachten. Zusätzliche Einschränkungen ergeben sich aus Art. 100 h Abs. 2 bis 4 BayBG.

Bei erstmaliger Speicherung ist dem Betroffenen die Art der über ihn gemäß Art. 100 h Abs. 1 BayBG gespeicherten Daten mitzuteilen, bei wesentlichen Änderungen ist er zu benachrichtigen (Art. 100 h Abs. 5 Satz 1 BayBG). Ferner sind Dokumentationspflichten vorgesehen (Art. 100 h Abs. 5 Satz 2 BayBG).

Personalverwaltungsprogramme bedürfen gemäß Art. 26 Abs. 1 Satz 1 i.V.m. Abs. 3 Satz 2 BayDSG der datenschutzrechtlichen Freigabe durch den behördlichen Datenschutzbeauftragten. Art. 75 a Abs. 1 Nr. 2 BayPVG sieht eine Mitbestimmung des Personalrats bei der Einführung, Anwendung und erheblichen Änderung von automatisierten Verfahren zur Personalverwaltung vor.

13.2. Personalaktendaten in der Rechnungsprüfung

13.2.1. Zuleitung von Beschlussniederschriften des Personalausschusses an die Rechnungsprüfung

Eine Kommune hat die Frage an mich herangetragen, ob der örtlichen Rechnungsprüfung alle Entscheidungen des Personalausschusses zugeleitet werden dürfen.

Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist hier grundsätzlich von einer zulässigen Zweckänderung gemäß Art. 17 Abs. 3 Satz 1 BayDSG ("Rechnungsprüfung") auszugehen. Es stellt sich jedoch die Frage, ob die Weiterleitung aller Entscheidungen bzw. Beschlussniederschriften des Personalausschusses an die Rechnungsprüfungsstelle zu deren Aufgabenerfüllung erforderlich ist (vgl. Art. 17 Abs. 1 Nr. 1 BayDSG).

Im Rahmen der Erforderlichkeit ist zu prüfen, ob eine Maßnahme objektiv geeignet und angemessen ist. Prinzipiell ist die Weiterleitung sämtlicher Beschlüsse zwar zur Aufgabenerfüllung der Rechnungsprüfung geeignet. Die Weiterleitung aller Beschlussniederschriften ist jedoch nicht angemessen. So dürfte die Weiterleitung von Tagesordnungen mit dem entsprechenden Betreff ausreichen. Anhand von Kurzprotokollen der Sitzungen des Personalausschusses können überdies geeignete Prüfungsgegenstände festgelegt werden. Zudem ist es auch möglich, stichprobenartige Kontrollen vorzunehmen und sich hierzu die notwendigen Niederschriften vorlegen zu lassen. Dies sind im Vergleich zur Vorlage aller Beschlussniederschriften mildere Mittel.

Im Übrigen ist zu berücksichtigen, dass eine generelle Übermittlung zu einer parallelen Aktenführung bei der Rechnungsprüfung führt, die weitere Probleme (z. B. bei einer Löschung oder Vernichtung) mit sich bringen kann.

Ich halte deswegen eine pauschale Zuleitung der Personalausschussentscheidungen an die örtliche Rechnungsprüfung nicht für zulässig.

13.2.2. Einsicht in dienstliche Beurteilungen und Nutzung von Beihilfeunterlagen durch örtliche Rechnungsprüfer

Da ich vermehrt Anfragen zur Nutzung von Personalaktendaten (vgl. Art. 100 a Abs. 1 Satz 2, Abs. 2 Satz 1 BayBG) durch örtliche Rechnungsprüfer bekomme, gebe ich zur Einsichtnahme in dienstliche Beurteilungen und zur Nutzung von Beihilfeunterlagen in Abstimmung mit dem Bayer. Staatsministerium der Finanzen folgende Hinweise:

Interne Rechnungsprüfer einer Kommune haben ein Zugangsrecht zu Personalakten gemäß Art. 100 a Abs. 3 BayBG, dessen Schranken sich durch einen Ausgleich zwischen dem Schutz des Persönlichkeitsrechts der betroffenen Beamten und der Erhaltung und Förderung der Funktionsfähigkeit der Personalverwaltung, wozu auch die interne Kontrolle gehört, ergeben. Diese Vorschrift regelt den Zugang innerhalb der den Personalakt (Grundakt, Teilakten und Nebenakten) führenden Behörden. Die Einschränkung der Zugangsberechtigung gilt nicht nur für die Einsichtnahme in den (gesamten) Personalakt, sondern auch für die Zulässigkeit des Zugangs zu einzelnen zum Personalakt im materiellen Sinn gehörenden Vorgängen. Soweit die Personalaktendaten eine geeignete Grundlage oder Hilfe für die Entscheidungsfindung oder die sonstige Personalangelegenheit bilden, ist auch ihre Heranziehung nicht zu beanstanden.

Vor dem Hintergrund des Erforderlichkeitsprinzips halte ich die Einsichtnahme interner Rechnungsprüfer in dienstliche Beurteilungen von Bediensteten grundsätzlich nicht für zulässig.

Nr. 7.12 meines 14. Tätigkeitsberichts, in der ich zu dem Schluss kam, dass gegen eine stichprobenartige Überprüfung der Beihilfefestsetzungen durch die örtlichen Rechnungsprüfer keine Bedenken bestehen, ist im Hinblick auf die durch § 1 Nr. 22 des Zwölften Gesetzes zur Änderung beamtenrechtlicher Vorschriften vom 23.07.1994 (GVBl S. 611) in das Bayer. Beamtengesetz eingefügten Vorschriften (Art. 100 ff.) zu konkretisieren. Beihilfeakten werden wegen ihres hochsensiblen Inhalts besonders behandelt (vgl. Art. 100 b, Art. 100 g Abs. 2 BayBG). Bei der Nutzung von Beihilfeunterlagen durch örtliche Rechnungsprüfer ist zwischen Beihilfeunterlagen, die die Art der Erkrankung erkennen lassen, und den übrigen Beihilfeunterlagen zu differenzieren:

Beihilfeunterlagen, die die Art der Erkrankung erkennen lassen, nehmen wegen der besonderen Sensibilität der Daten eine Sonderstellung ein; diese wird durch die Schutzvorschrift des Art. 100 g Abs. 2 Satz 2 BayBG unterstrichen. Solche Daten dürfen auch von der für die Beihilfefestsetzung zuständigen Stelle nur solange als erforderlich verwendet und nicht an andere Stellen weitergegeben werden. Diese Sonderstellung verbietet eine Weitergabe dieser Unterlagen an kommunale Rechnungsprüfer, soweit nicht eine Einwilligung des betroffenen Beamten vorliegt, wobei ich nicht sehe, in welchen Fällen derartige Unterlagen für die Tätigkeit der Rechnungsprüfer von Bedeutung sein sollen.

Die Weitergabe der übrigen Beihilfeunterlagen richtet sich nach Art. 100 b Satz 4 BayBG. Die Prüfung dieser Unterlagen durch kommunale Rechnungsprüfer dient Beihilfezwecken, sodass - unabhängig von einer Einwilligung des betroffenen Beamten - von einer grundsätzlichen Zulässigkeit der Weitergabe auszugehen ist, wobei das Verfassungsprinzip der Verhältnismäßigkeit, insbesondere der Erforderlichkeit der Weitergabe, gewahrt sein muss. Gegen eine stichprobenartige oder eine aus gegebenem Anlass durchgeführte Überprüfung der in den Akten verbleibenden Beihilfefestsetzungen habe ich daher nach wie vor keine Einwendungen.

13.2.3. Rechnungsprüfung und Personaldaten

Eine Kommune wollte von mir wissen, ob die Weitergabe der Namen der Bediensteten, die gegen die Benutzerrichtlinien zur Internetnutzung verstießen, an den Rechnungsprüfungsausschuss zulässig sei. Der Rechnungsprüfungsausschuss wollte die "Art der Verfehlungen" aufgezeigt haben. Ich bin in meiner Stellungnahme davon ausgegangen, dass der Ausschuss daher nicht die Namen dieser Personen oder andere personenbezogene Daten (Art. 4 Abs. 1 BayDSG) wissen wollte. Soweit sich also aus der Benennung der Verfehlungen kein Rückschluss auf bestimmte oder bestimmbare Personen ziehen lässt, stehen einer Mitteilung an den Rechnungsprüfungsausschuss keine datenschutzrechtlichen Bedenken entgegen.

Sollten personenbezogene Daten an den Rechnungsprüfungsausschuss übermittelt werden, steht dem, wie unter Nr. 13.2.1 ausgeführt, wegen Art. 17 Abs. 3 Satz 1 BayDSG jedenfalls der Zweckbindungsgrundsatz nicht entgegen.

Voraussetzung für ein zulässiges Nutzen personenbezogener Daten ist aber, dass dieses zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der speichernden Stelle liegenden Aufgaben erforderlich ist (Art. 17 Abs. 1 Nr. 1 BayDSG). Auch eine Nutzung innerhalb einer Stelle muss sich also am Grundsatz der Erforderlichkeit orientieren. Es ist also zu fragen, ob die Kenntnis konkreter Personen für die Aufgabenerfüllung des Rechnungsprüfungsausschusses erforderlich ist. Dies dürfte zumeist nicht der Fall sein, da es i.d.R. ausreicht, die Art der Verfehlungen ohne einen konkreten Personenbezug darzustellen. Sollte es für erforderlich gehalten werden, könnten die Verfehlungen nach nicht namentlich benannten Personen aufgeschlüsselt, also pseudonymisiert werden, so dass kein Rückschluss auf die Personen gezogen werden kann.

13.3. Kontrollbefugnisse des Arbeitgebers/Dienstherrn

13.3.1. Postöffnung in Behörden

Mit dieser Thematik habe ich mich bereits in meinem letzten (19.) Tätigkeitsbericht unter Nr. 12.2.1 beschäftigt. Die dort zitierte Allgemeine Dienstordnung (ADO) trat mit Ablauf des 31. Dezember 2000 außer Kraft. Seit dem 1. Januar 2001 ist die neue Allgemeine Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaates Bayern (AGO) in Kraft; Gemeinden, Landkreisen, Bezirken und sonstigen juristischen Personen des öffentlichen Rechts wird nach § 36 AGO empfohlen, nach dieser Geschäftsordnung zu verfahren. Die Behandlung der Eingänge ist nunmehr in § 12 AGO geregelt.

13.3.2. Erfassung der Telefondaten von Berufsgeheimnisträgern

Ein Krankenhaus hat bei mir angefragt, welche Aufzeichnungen bei einer Telefonanlage gemacht werden dürfen, die von Berufsgeheimnisträgern auch bei Gesprächen genutzt wird, die der Schweigepflicht unterfallen. Meine nachstehenden Ausführungen gelten nicht nur für Krankenhäuser, sondern für alle öffentliche Stellen, in denen Berufsgeheimnisträger - wie z. B. Berufspsychologen, Sozialarbeiter etc. (vgl. § 203 Abs. 1 StGB) - beschäftigt sind.

Zunächst verweise ich auf Nr. 17.1 meines 18. TB und die Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen zur "Einrichtung und Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen" (Dienstanschlussvorschriften-BayDAV; Bekanntmachung des Bayer. Staatsministeriums der Finanzen vom 07.11.1997, Nr. 63-H4700-1/418-73038, FMBl 1997, S. 280 ff.).

Die BayDAV bestimmt in Nr. 3.1.5, dass bei Verbindungen von Stellen, deren Telefonverkehr nicht der Aufsicht unterliegt und von Stellen, die im Rahmen einer freiwilligen Beratung tätig werden und damit einer besonderen Verschwiegenheitspflicht unterliegen, nur die Leistungsentgelte festzuhalten sind, sofern nicht diese Stellen eine Aufzeichnung oder Speicherung der übrigen Verbindungsdaten verlangen (siehe dazu aber unten). Führen Ärzte oder Träger anderer Berufsgeheimnisse im Rahmen der freiwilligen Beratung Telefongespräche, so muss die Telefondatenerfassung so ausgestaltet sein, dass ein unzulässiges Offenbaren von solchen Geheimnissen ausscheidet. Dem Dienstherrn/Arbeitgeber steht dann nicht das Recht zu, sich über außenstehende Telekommunikationsteilnehmer (B-Teilnehmer) zu informieren und Aufzeichnungen über die näheren Umstände der Telekommunikation zu machen, wenn besondere berufliche Verschwiegenheitspflichten es dem Beschäftigten verbieten, seinem Dienstherrn/Arbeitgeber Kenntnis über Personen zu verschaffen, mit denen er im Rahmen seiner Tätigkeit Kontakt hat (vgl. 18. TB, Nr. 17.1). Bereits die Identität einer solchen Person unterliegt der Schweigepflicht.

Diese rechtlichen Vorgaben müssen bei der Ausgestaltung einer Telefonanlage Berücksichtigung finden. Dies bedeutet, dass auch im Rahmen einer Überprüfung dienstlicher Gespräche verhindert werden muss, dass dem oder den Überprüfenden Geheimnisse bekannt werden, die Schweigepflichten unterliegen.

Zwar unterfällt nicht jedes dienstlich veranlasste Gespräch eines Geheimnisträgers automatisch der Schweigepflicht. So kann es sich z. B. um Gespräche handeln, in denen keine solchen Geheimnisse relevant werden (z. B. über organisatorische Fragestellungen) oder bei denen sich die der Schweigepflicht unterliegenden Tatsachen nur aus einer Kenntnis des Gesprächinhalts ergäben (z. B. Konsiliargespräch bei Ärzten). Daneben stehen aber die Gespräche, in denen die Schweigepflicht relevant ist. In diesen Fällen dürfen nur die Leistungsentgelte festgehalten werden (Nr. 3.1.5 BayDAV). Aus datenschutzrechtlicher Sicht dürfen selbst dann die übrigen Verbindungsdaten nicht aufgezeichnet werden, wenn dies die betroffenen Geheimnisträger verlangen (anders jedoch bis jetzt Nr. 3.1.5 der BayDAV), da diese Geheimnisse nicht zur freien Disposition des Geheimnisträgers stehen. Das Finanzministerium hat zugesagt, meine Rechtsauffassung bei der anstehenden Änderung der BayDAV zu berücksichtigen.

13.4. Informations- und Einsichtsrechte der Personalvertretung

Auch im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen Dienststelle und Personalvertretung (vgl. Art. 2 Abs. 1 BayPVG) unterliegen die Informations- und Einsichtsrechte letzterer den datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Zur Klarstellung weise ich auf Folgendes hin:

Die Personalvertretung ist nicht "Dritter" im Sinne des Art. 4 Abs. 10 Satz 1 BayDSG, sondern Teil der "speichernden Stelle" (vgl. Art. 4 Abs. 9 BayDSG) Dienststelle. Das bedeutet allerdings nicht, dass ihr schrankenlos Zugang zu sämtlichen in der Behörde verarbeiteten personenbezogenen Daten einzuräumen ist. Vielmehr ist jegliche Datennutzung (Art. 4 Abs. 7 BayDSG) an der spezialgesetzlichen Regelung (vgl. Art. 2 Abs. 7 BayDSG) des Art. 69 Abs. 2 BayPVG oder den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, z. B. bei der Forderung auf Einsichtnahme in automatisiert gespeicherte Personalaktendaten an Art. 100 h Abs. 1 Satz 1 BayBG, zu messen.

Nach Art. 69 Abs. 2 Satz 1 BayPVG ist der Personalrat zur Durchführung seiner Aufgaben rechtzeitig und umfassend zu unterrichten. Ein Anspruch der Personalvertretung auf umfassende und rechtzeitige Information besteht aber nur insoweit, als sie Auskünfte und dergleichen von Seiten der Dienststelle benötigt, um die ihr obliegenden Aufgaben erfüllen und ihre Beteiligungsrechte rechtzeitig und uneingeschränkt wahrnehmen zu können. Gemäß Art. 69 Abs. 2 Satz 2 BayPVG sind dem Personalrat die hierfür erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Er ist daher verpflichtet, bei Inanspruchnahme seines Informationsrechts den Dienststellenleiter jeweils darüber zu unterrichten, aus welchem bestimmten Anlass er die Vorlage welcher Unterlagen verlangt und aus welchen Gründen er dies zur Erfüllung seiner Aufgaben für erforderlich hält, soweit sich die Notwendigkeit der Information nicht schon aus der Sache selbst ergibt. Die Personalvertretung ist also kein Kontrollorgan der Verwaltung, das die Aufgabenerfüllung und den inneren Betrieb der Dienststelle allgemein zu überwachen hat.

Im Übrigen ist die Personalvertretung (Personalrat oder Stufenvertretung) nicht im Sinne von Art. 100 a Abs. 3 BayBG "mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt". Nach Art. 69 Abs. 2 Satz 4 BayPVG dürfen Personalakten nur mit schriftlicher Zustimmung des Beschäftigten und nur von einem von ihm bestimmten Mitglied des Personalrats eingesehen werden. Von dienstlichen Beurteilungen ist nur die abschließende Bewertung bekannt zu geben, Art. 69 Abs. 2 Satz 3 BayPVG.