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Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz; Stand: 23.01.2013

10. Schulen

10.1. Endlich: Datenschutzbeauftragte an staatlichen Schulen

In Folge der Einfügung des Art. 25 Abs. 2 BayDSG im Zuge der Novellierung des Bayerischen Datenschutzgesetzes sind seit dem 01.03.2001 alle bayerischen öffentlichen Stellen, die personenbezogene Daten mit Hilfe von automatisierten Verfahren verarbeiten oder nutzen, gesetzlich verpflichtet, einen ihrer Beschäftigten zum behördlichen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Als einziges Staatsministerium hatte jedoch das Staatsministerium für Unterricht und Kultus seinerzeit von der in Art. 28 Abs. 2 BayDSG eingeräumten Verordnungsermächtigung umgehend Gebrauch gemacht und in der "Verordnung zur Durchführung des Art. 28 Abs. 2 des Bayerischen Datenschutzgesetzes" vom 23.03.2001 für die öffentlichen Schulen bestimmt, dass die Bestellung behördlicher Datenschutzbeauftragter, die datenschutzrechtliche Freigabe und die Führung eines Verfahrensverzeichnisses nicht erforderlich sind, wenn die Schulen ausschließlich automatisierte Verfahren, die durch das Staatsministerium für Unterricht und Kultus bereits generell freigegeben sind, in dem in den Anlagen der Verordnung aufgeführten Umfang einsetzen.

Aus Datenschutzsicht habe ich dieses Vorgehen des Kultusministeriums stets kritisch gesehen. In Anbetracht der an den Schulen tagtäglich erfolgenden umfangreichen Erhebungen, Verarbeitungen und Nutzungen von - überdies noch oftmals sehr sensiblen - Schüler-, Eltern- und Lehrerdaten habe ich das Staatsministerium für Unterricht und Kultus daher in den vergangenen Jahren immer wieder - und mit stetig zunehmendem Nachdruck - aufgefordert, auch an den staatlichen Schulen - ebenso wie an allen anderen bayerischen öffentlichen Stellen - endlich die Bestellung behördlicher Datenschutzbeauftragter vorzusehen.

Im Berichtszeitraum hat sich das Staatsministerium für Unterricht und Kultus im Rahmen der Einführung des Amtlichen Schulverwaltungsprogramms (ASV) - siehe hierzu ausführlich Nr. 10.2 - erfreulicherweise endlich meinen Argumenten gegenüber aufgeschlossen gezeigt und sich bereit erklärt, an den staatlichen Schulen bzw. Schulämtern sukzessive behördliche Datenschutzbeauftragte einzurichten. Dabei ist folgender Zeitplan vorgesehen:

• Schuljahr 2011/2012: Bestellung jeweils eines Datenschutzbeauftragten an 24 staatlichen Realschulen (Pilotschulen);
• Schuljahr 2012/2013: Bestellung jeweils eines Datenschutzbeauftragten an den rund 190 übrigen staatlichen Realschulen und den rund 310 staatlichen Gymnasien;
• Schuljahr 2013/2014: Bestellung jeweils eines Datenschutzbeauftragten an den 96 Schulämtern, der auch für die staatlichen Grund-, Haupt- und Mittelschulen sowie die staatlichen Volksschulen zur sonderpädagogischen Förderung des jeweiligen Schulamtsbezirks zuständig ist;
• Schuljahr 2014/2015: Bestellung jeweils eines Datenschutzbeauftragten an den rund 485 staatlichen beruflichen Schulen (einschließlich berufliche Schulen zur sonderpädagogischen Förderung und Wirtschaftsschulen).

In Anbetracht dieses herausragenden Erfolgs für den Schuldatenschutz in Bayern habe ich es mir nicht nehmen lassen, die an den 24 Pilotrealschulen neu bestellten behördlichen Datenschutzbeauftragten zu Beginn ihrer Ausbildung an der Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung Dillingen persönlich zu begrüßen, für aktuelle datenschutzrechtliche Fragestellungen im Schulbereich zu sensibilisieren und auf ihre neue Rolle als Ansprechpartner für die Schulleiter wie für die Schülerinnen, Schüler, Erziehungsberechtigten, Lehrerinnen und Lehrer einzustimmen.

Daneben habe ich das Staatsministerium für Unterricht und Kultus bei der Erarbeitung einer umfassenden, laufend aktualisierten Handreichung für Datenschutzbeauftragte an bayerischen staatlichen Schulen unterstützt. Die Handreichung ist von der Homepage des Kultusministeriums www.stmuk.bayern.de (externer Link) unter "Ministerium" - "Recht" - "Datenschutz" allgemein abrufbar. Über die datenschutzrechtlichen Fachbegriffe und die für die Schulen bedeutsamen Datenschutzbestimmungen hinaus erläutert die Handreichung detailliert die Bestellung, Aufgaben und Rechte der schulischen Datenschutzbeauftragten und beantwortet ausführlich die an den Schulen hauptsächlich auftretenden Datenschutzfragen. Schließlich enthält die Handreichung neben den für die tägliche Arbeit der schulischen Datenschutzbeauftragten relevanten Vorlagenmustern auch Prüfungsschemata, in denen die Vorgehensweise bei der Prüfung der Rechtmäßigkeit von schulischen Datenerhebungen, -verarbeitungen und -nutzungen anhand von schulbezogenen Beispielen praxisnah erläutert wird. Ich hoffe, dass sich die Handreichung als ein verständliches, praxisgerechtes und insgesamt wertvolles Hilfsmittel für die tägliche Arbeit der schulischen Datenschutzbeauftragten erweisen wird.

Last but not least möchte ich darauf hinweisen, dass die Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung Dillingen in Zusammenarbeit mit der Behördlichen Datenschutzbeauftragten des Staatsministeriums für Unterricht und Kultus für Datenschutzbeauftragte an bayerischen Schulen einen umfangreichen, interaktiven Onlinekurs zum Selbststudium entwickelt hat.

Ich bin zuversichtlich, dass die bayernweite und schulartenübergreifende Einrichtung schulischer Datenschutzbeauftragter in den kommenden Jahren nicht nur zu einer flächendeckenden, sondern auch zu einer substantiellen Verbesserung des Datenschutzes an bayerischen staatlichen Schulen führen wird. Ich möchte es daher nicht versäumen, auch an dieser Stelle dem Staatsministerium für Unterricht und Kultus meine Anerkennung für diese wegweisende Entscheidung auszusprechen.

10.2. Amtliches Schulverwaltungsprogramm (ASV)

In meinem 24. Tätigkeitsbericht, Nr. 10.1, hatte ich zuletzt über das im Jahre 2005 gestartete eGovernment-Großprojekt "Amtliche Schuldaten (ASD)" des Staatsministeriums für Unterricht und Kultus ausführlich berichtet und dabei auch die von mir erreichten datenschutz- und statistikrechtlichen Verbesserungen geschildert. Gegenstand des Verfahrens ASD ist zum einen eine umfassende Restrukturierung der Geschäftsprozesse der Kultusverwaltung mit dem Ziel eines effektiven, netzbasierten Schulverwaltungsverfahrens und zum anderen eine Neukonzeption der Schulstatistik, die insbesondere durch die Ermöglichung von Bildungsverlaufsuntersuchungen die längerfristige Bildungsplanung verbessern soll. Am 19.05.2010 hat der Landtag schließlich die von mir stets nachdrücklich geforderte rechtssichere, normenklare und tragfähige gesetzliche Rechtsgrundlage für das Verfahren ASD beschlossen.

ASD setzt in seiner praktischen Anwendung den Einsatz eines vom Staatsministerium für Unterricht und Kultus bereitgestellten Schulverwaltungsprogramms an den einzelnen bayerischen Schulen voraus. Im Berichtszeitraum habe ich die Entwicklung dieses "Amtlichen Schulverwaltungsprogramms (ASV)" durch das Staatsministerium für Unterricht und Kultus von Anfang an aus Datenschutzsicht intensiv begleitet. Mit ASV sollen nicht nur innerschulische Verwaltungsprozesse - wie zum Beispiel die Anmeldung der Schüler, die Bildung der Klassen, die Erfassung der Leistungsdaten, die Erstellung der Zeugnisse, der Unterrichtseinsatz der Lehrkräfte oder die Organisation des Unterrichts - erleichtert werden. Vielmehr soll ASV auch - in dem nach Art. 85 Abs. 1 Satz 5, 85 a, 113 a und 113 b BayEUG gesetzlich zulässigen Umfang - den zur Ausübung der Schulaufsicht erforderlichen Datentransfer zwischen der Schule und den zuständigen Schulaufsichtsbehörden sowie die Datenübermittlung zu statistischen Zwecken von der Schule an das Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung unterstützen.

Im Laufe einer lang andauernden, intensiven und kritischen Diskussion mit dem Staatsministerium für Unterricht und Kultus habe ich mir in Bezug auf die von ASV erfassten personenbezogenen Daten - vor allem von Schülerinnen und Schülern, Erziehungsberechtigten und Lehrkräften - jeweils detailliert erläutern lassen, warum die Speicherung jedes einzelnen Datums zur Aufgabenerfüllung der Schulen erforderlich ist. Ebenso eingehend habe ich mir den Umfang sowie die Empfänger der regelmäßigen Datenübermittlungen aus ASV, den Kreis der verarbeitungs- und nutzungsberechtigten Personengruppen und die vorgesehenen Löschfristen im Einzelnen darlegen lassen. Durch mein Tätigwerden konnte ich so erhebliche datenschutzrechtliche Verbesserungen erreichen: vom vollständigen Verzicht auf zahlreiche Datenspeicherungen über die Eindämmung datenschutzrechtlich stets bedenklicher Freitextfelder bis etwa zur Einschränkung der Nutzungsrechte oder zur Abkürzung der Löschfristen. Die konstruktive Atmosphäre bei allen meinen zahlreichen Besprechungen im Staatsministerium für Unterricht und Kultus möchte ich an dieser Stelle nicht unerwähnt lassen.

10.2.1. Landesweite datenschutzrechtliche Freigabe von ASV

Entgegen den ursprünglichen, auch von mir unterstützten Planungen hat das Staatsministerium für Unterricht und Kultus allerdings leider davon Abstand genommen, die Einführung von ASV durch eine Änderung der Verordnung zur Durchführung des Art. 28 Abs. 2 des Bayerischen Datenschutzgesetzes auf eine für alle bayerischen staatlichen, kommunalen und staatlich anerkannten Ersatzschulen geltende, passgenaue rechtliche Grundlage zu stellen. Stattdessen hat sich das Kultusministerium dafür entschieden, das Verfahren ASV für den Einsatz an allen staatlichen Schulen im Sinne des Art. 3 Abs. 1 Satz 2 BayEUG landesweit datenschutzrechtlich gem. Art. 26 Abs. 1 Satz 2 Halbsatz 2 BayDSG freizugeben. Diese Freigabe ist von der Homepage des Kultusministeriums www.stmuk.bayern.de (externer Link) unter "Ministerium" - "Recht" - "Datenschutz" allgemein abrufbar. Die für die staatlichen Schulen bestellten behördlichen Datenschutzbeauftragten müssen die Freigabe gem. Art. 27 Abs. 1 BayDSG nur noch in das jeweilige Verfahrensverzeichnis aufnehmen. Bei den kommunalen und privaten Schulen muss der Einsatz von ASV dagegen weiterhin durch den jeweils zuständigen Datenschutzbeauftragten eigenständig datenschutzrechtlich freigegeben werden, wobei selbstverständlich die landesweite Freigabe des Kultusministeriums entsprechend herangezogen werden kann.

Im Hinblick auf den äußerst umfangreichen Datenkranz unter Abschnitt 3 ("Art der gespeicherten Daten") der landesweiten datenschutzrechtlichen Freigabe von ASV möchte ich bereits an dieser Stelle festhalten, dass die Schulen weder verpflichtet sind, in jedem Falle alle Daten erheben zu müssen, noch insoweit umfassende Datenerhebungsbefugnisse für sich in Anspruch nehmen können:

• Zum einen müssen nicht alle in der Freigabe aufgeführten Daten an jeder Schule verpflichtend gespeichert werden. Vielmehr handelt es sich hier zum Teil schulartübergreifend um freiwillige Angaben (wie z.B. die E-Mail-Adresse, die URL oder die Bankverbindung) oder teilweise um schulartspezifische Angaben (wie z.B. die Kammernummer).
• Zum anderen bildet die landesweite Freigabe nur den weitestmöglichen Rahmen aller in allen Schularten auf verpflichtender oder freiwilliger Basis möglichen Dateneingaben. Über die Verpflichtung zur Erhebung und Angabe des jeweiligen Datums entscheiden allein die bestehenden - ggf. schulartspezifischen - schulrechtlichen Bestimmungen.

10.2.2. Umfang des verpflichtenden Einsatzes von ASV

Zu meinem Bedauern hat das Staatsministerium für Unterricht und Kultus den staatlichen Schulen den Einsatz von ASV allerdings nicht in allen Funktionalitäten, sondern nur in dem in Art. 85 Abs. 1 Satz 5 BayEUG umrissenen Mindestumfang verpflichtend vorgeschrieben. Im Hinblick auf das in Art. 11 Abs. 2 Bayerische Verfassung garantierte kommunale Selbstverwaltungsrecht einerseits und die in Art. 134 Bayerische Verfassung gewährleistete Privatschulfreiheit andererseits kann ich zwar nachvollziehen, dass den kommunalen und privaten Schulen der Einsatz des vom Freistaat vorgegebenen Amtlichen Schulverwaltungsprogramms nur in dem für ASD zwingend notwendigen, in Art. 85 Abs. 1 Satz 5 BayEUG beschriebenen Umfang verpflichtend vorgeschrieben werden konnte. Dem Kultusministerium ist es aber aus verfassungsrechtlichen Gründen gerade nicht verwehrt, kraft seiner Weisungskompetenz als oberste Dienstbehörde den umfassenden Einsatz von ASV allen seinen nachgeordneten staatlichen Schulen verpflichtend vorzugeben.

Dies ist aus datenschutzrechtlicher Sicht auch geboten. Mit meiner intensiven Unterstützung konnte ASV nämlich in einem langwierigen Prozess im Grundsatz datenschutzgerecht ausgestaltet werden. ASV ist daher in seiner Gesamtheit geeignet, zu einer substantiellen Verbesserung des Datenschutzes an allen bayerischen staatlichen Schulen entscheidend beizutragen. Im Hinblick auf an staatlichen Schulen derzeit noch rechtmäßig eingesetzte, ganz oder teilweise vergleichbare EDV-Programme privater Anbieter können dabei selbstverständlich die im Einzelfall notwendigen Übergangsregelungen vorgesehen werden, worauf ich das Kultusministerium auch hingewiesen habe.

Im Zuge einer eingehenden und langwierigen Diskussion mit dem Kultusministerium konnte ich immerhin zwei datenschutzrechtlich wesentliche Punkte erreichen: Zum einen hat das Kultusministerium den staatlichen Schulen den - im Übrigen völlig kostenfreien - Einsatz der weiteren, über den in Art. 85 Abs. 1 Satz 5 BayEUG beschriebenen Mindestumfang hinausgehenden Funktionalitäten von ASV ausdrücklich empfohlen. Sollten die staatlichen Schulen stattdessen (weiterhin) andere (private und damit im Regelfall kostenpflichtige) EDV-Programme zur schulischen Datenverarbeitung einsetzen, hat das Kultusministerium zum anderen Folgendes zur Sicherstellung des datenschutzkonformen Einsatzes dieser anderen Verfahren bestimmt:

• Soweit mit dem Verfahren Daten verarbeitet werden, die in der landesweiten Freigabe von ASV genannt sind, gelten für die Löschung der Daten, die Zugriffsberechtigungen auf die Daten und die Datenübermittlung die Vorgaben der landesweiten Freigabe entsprechend.
• Sind andere Daten als die in der landesweiten Freigabe von ASV genannten betroffen, ist eine Freigabe für die Datengruppen "Ordnungsmaßnahmen", "Daten zum sozialen Hintergrund" und "sensible Daten im Sinne des Art. 15 Abs. 7 BayDSG" ausdrücklich untersagt.

10.2.3. Ausblick

Der Einsatz von ASV ist erst möglich, wenn für die Schule ein behördlicher Datenschutzbeauftragter bestellt ist (siehe hierzu Nr. 10.1). Der flächendeckende Rollout von ASV wird daher noch einige Zeit in Anspruch nehmen.

Ich werde die Entwicklung in datenschutzrechtlicher Hinsicht weiterhin aufmerksam begleiten und - soweit immer notwendig - erneut an das Staatsministerium für Unterricht und Kultus herantreten.

10.3. Veröffentlichung von personenbezogenen Daten durch Schulen

Im Rahmen ihrer Öffentlichkeitsarbeit wollen viele öffentliche Schulen über Ereignisse aus dem Schulleben auch einem breiteren Publikum - insbesondere auf der Schulhomepage - berichten und dabei u.a. auch personenbezogene Daten von Schulangehörigen verwenden. Datenschutzrechtlich bedarf es hierfür grundsätzlich einer freiwilligen, informierten und schriftlichen Einwilligung der betroffenen Schülerinnen, Schüler, Eltern, Lehrerinnen und Lehrer (siehe im Einzelnen Art. 15 Abs. 2 bis 4 und 7 BayDSG). Eine Ausnahme von diesem Einwilligungserfordernis besteht im Hinblick auf die Veröffentlichung dienstlicher Kommunikationsdaten der Schulleitung und von Lehrkräften, die an der Schule eine Funktion mit Außenwirkung wahrnehmen (vgl. etwa Nr. 3 der Anlage 9 "Internetauftritt von Schulen" der Verordnung des Staatsministeriums für Unterricht und Kultus zur Durchführung des Art. 28 Abs. 2 des Bayerischen Datenschutzgesetzes). Im papiergebundenen Jahresbericht ist zudem ohne Einwilligung die Veröffentlichung der in Art. 85 Abs. 3 BayEUG ausdrücklich genannten Daten zulässig. Insbesondere (Schüler-, Lehrer- und Klassen-) Fotos dürfen daher ohne datenschutzgerechte Einwilligung der betroffenen Schulangehörigen weder in den schulischen Jahresbericht aufgenommen noch in die Schulhomepage eingestellt noch in sonstiger Weise von der Schule veröffentlicht werden.

Art. 85 Abs. 3 BayEUG Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten

(3) Gibt eine Schule für die Schülerinnen und Schüler und Erziehungsberechtigten einen Jahresbericht heraus, so dürfen darin folgende personenbezogene Daten enthalten sein:

Name, Geburtsdatum, Jahrgangsstufe und Klasse der Schülerinnen und Schüler, Name, Fächerverbindung und Verwendung der einzelnen Lehrkräfte, Angaben über besondere schulische Tätigkeiten und Funktionen einzelner Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler und Erziehungsberechtigter.

Mit diesem breitgefächerten Problemkreis, der mich bereits in den vergangenen Jahren wiederholt beschäftigt hat (siehe hierzu nur 24. Tätigkeitsbericht, Nr. 10.2, sowie 23. Tätigkeitsbericht, Nr. 12.2.3 und Nr. 12.4), war ich auch im aktuellen Berichtszeitraum wieder intensiv befasst

10.3.1. Muster-Einwilligungserklärungen

Aus datenschutzrechtlicher Sicht muss grundsätzlich für jede schulische Veröffentlichung eines personenbezogenen Datums eine gesonderte, datenschutzgerechte Einwilligung des jeweils Betroffenen vorliegen. Um den Schulen die Einholung rechtlich einwandfreier Einwilligungserklärungen zu ermöglichen und die praktische Arbeit zu erleichtern, habe ich in Abstimmung mit dem Staatsministerium für Unterricht und Kultus vier Muster-Einwilligungserklärungen entwickelt, die von meiner Homepage www.datenschutz-bayern.de unter der Rubrik "Themen", Unterrubrik "Schulen" abrufbar sind. Diese Muster basieren auf Vorarbeiten des Referats für Bildung und Sport der Landeshauptstadt München; auch insoweit weise ich auf meine Pressemitteilung "Schuldatenschutz verbessern: Datenschutzkonforme Einwilligungserklärungen verwenden!" vom 26.05.2011 sowie auf meinen 24. Tätigkeitsbericht, Nr. 10.2.3, hin.

Mit den Muster-Einwilligungserklärungen werden die Schulen in die Lage versetzt, die notwendigen Einwilligungen für bestimmte, typische Veröffentlichungsformen im Voraus einzuholen und damit Rechtssicherheit zu erlangen. Die Schulen haben dabei sicherzustellen, dass für jede Person, die auf der Schulhomepage, im schulischen Jahresbericht oder in der Tagespresse genannt oder abgebildet ist, die erforderliche Einwilligung vorliegt. Auf meine Bitte hin hat das Staatsministerium für Unterricht und Kultus mit KMS vom 27.05.2011 (Az.: I.5-5 L 0572.2/48/20) den bayernweiten Einsatz der Muster-Einwilligungserklärungen allen staatlichen Schulen ab dem Schuljahr 2011/2012 verbindlich vorgegeben und allen kommunalen und staatlich anerkannten Schulen empfohlen.

Die Muster-Einwilligungserklärungen differenzieren nach vier Gruppen von Schulangehörigen ("Minderjährige Schülerinnen und Schüler", "Volljährige Schülerinnen und Schüler", "Mitglieder des Elternbeirats" sowie "Lehrkräfte, Verwaltungspersonal, externes Personal in Ganztagesangeboten"). Sie eröffnen den Betroffenen jeweils die Möglichkeit, einer Veröffentlichung ihrer personenbezogenen Daten im Jahresbericht der Schule (soweit nicht bereits gesetzlich nach Art. 85 Abs. 3 BayEUG zulässig), in der örtlichen Tagespresse und/oder im World Wide Web (Internet) auf der Schulhomepage zuzustimmen. Hintergrund für diese Differenzierung ist, dass aufgrund der jeweils unterschiedlichen Öffentlichkeitswirkung aus Datenschutzsicht insoweit auch ein unterschiedlicher Gefährdungsgrad besteht. Die Betroffenen sollen sich konkret Gedanken darüber machen, ob sie eine Veröffentlichung ihrer personenbezogenen Daten in dem jeweiligen Medium mit dem jeweiligen Adressatenkreis - Jahresbericht: Schülerinnen, Schüler und Eltern; örtliche Tagespresse: Allgemeinheit am Schulort; World Wide Web: Allgemeinheit weltweit - wollen.

Ungeachtet der zur Verfügung gestellten Muster-Einwilligungserklärungen habe ich stets deutlich gemacht, dass mit jeder Veröffentlichung von personenbezogenen Daten einschließlich Fotos datenschutzrechtliche Risiken verbunden sind. Dies gilt insbesondere für Veröffentlichungen im Internet: die Daten können über Internet-Suchmaschinen aufgefunden und mit weiteren im Internet verfügbaren Daten verknüpft, verändert oder zu anderen Zwecken verwendet werden. Daher empfehle ich allen öffentlichen Stellen und damit auch allen öffentlichen Schulen, bei der Veröffentlichung von personenbezogenen Daten grundsätzlich Zurückhaltung zu üben. Auch vor diesem Hintergrund beziehen sich die Muster-Einwilligungserklärungen nur auf die Veröffentlichung von Fotos und Texten; die Veröffentlichung von - datenschutzrechtlich noch sensibleren - Ton-, Video- und Filmaufnahmen ist hiervon ausdrücklich nicht umfasst.

10.3.2. Einzelfragen zu den Muster-Einwilligungserklärungen

Die Auslegung und Handhabung der Muster war - wie einige Anfragen bei mir gezeigt haben - in der schulischen Praxis vereinzelt noch mit Unsicherheiten verbunden, insbesondere zu Beginn des Schuljahres 2011/2012. Meine wichtigsten Hinweise an die öffentlichen Schulen ebenso wie an die betroffenen Schulangehörigen möchte ich daher nachfolgend kurz zusammenfassen:

• Angesichts der Vielzahl der denkbaren Fallgestaltungen wurde bewusst darauf verzichtet, in den Mustern einzelne personenbezogene Daten aufzulisten und mit einer Wahlmöglichkeit zu versehen (eine im Hinblick auf Internetveröffentlichungen eingeschränkte Auswahloption gibt es insoweit nur in den Mustern für "Mitglieder des Elternbeirats" und für "Lehrkräfte, Verwaltungspersonal, externes Personal in Ganztagesangeboten"). Die Formulare wären sonst nicht mehr handhabbar gewesen. Sie beziehen sich vielmehr - wie in den einleitenden Ausführungen der Muster klargestellt - in allgemeiner Form nur auf diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Öffentlichkeitsarbeit der Schulen erforderlich sind. Dies sind etwa personenbezogene Informationen über Schulausflüge, Schülerfahrten, Schüleraustausche, (Sport-)Wettbewerbe, Unterrichtsprojekte oder den "Tag der Offenen Tür". Damit sind gleichzeitig die Grenzen einer Veröffentlichung aufgezeigt: Daten, die für die schulische Öffentlichkeitsarbeit im dargestellten Umfang nicht erforderlich sind, sind von der Einwilligung nicht erfasst. Eine schrankenlose Veröffentlichung von Daten - also etwa eine Veröffentlichung von Schulnoten, Telefonnummern oder (E-Mail-) Adressen der Schülerinnen und Schüler, Eltern, Lehrerinnen und Lehrer - ist daher auch nach Unterzeichnung des Formulars nicht zulässig.
• Die ausdrückliche Aufnahme der Antwortoption "Nein" in das Muster halte ich nicht für notwendig. Soweit und solange eine Einwilligung nicht vorliegt, darf die Schule keine personenbezogenen Daten veröffentlichen. Schweigen bedeutet datenschutzrechtlich "Nein". Schulangehörige, die einer Veröffentlichung von Daten nicht - auch nicht eingeschränkt - zustimmen wollen, müssen daher nichts tun. Selbstverständlich ist es der Schule datenschutzrechtlich unbenommen, sich insoweit ggf. durch Rückfragen zu vergewissern; dabei darf allerdings kein Druck ausgeübt werden. Die Entscheidung, ob und in welchem Umfang eine Einwilligungserklärung erteilt und das Formular dementsprechend ausgefüllt und an die Schule zurückgegeben wird, liegt allein bei den Schülerinnen, Schülern, Eltern, Lehrerinnen und Lehrern.
• Verantwortlich für die Einhaltung des Datenschutzes ist die Schule. Sie muss in jedem Einzelfall dafür Sorge tragen, dass ohne hinreichende Einwilligungserklärung keine personenbezogenen Daten veröffentlicht werden. Dies hat sie durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen (vgl. Art. 7 Abs. 1 BayDSG). Diese datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit kann die Schule - wie in einem mir bekannt gewordenen Fall zunächst beabsichtigt - nicht auf die Lehrerinnen und Lehrer, Eltern oder gar die Schülerinnen und Schüler "abwälzen". Die Schulangehörigen sind weder verpflichtet, eine Erklärung zur Übernahme der datenschutzrechtlichen Verantwortung zu unterschreiben, noch würde eine Unterschrift die Schule von ihrer Verantwortung entbinden.
• Die Muster-Einwilligungserklärungen sollen den Schulen eine Hilfe sein, den unterschiedlichen Vorstellungen der Schülerinnen und Schüler, Eltern, Lehrerinnen und Lehrer in der Praxis gerecht zu werden. Vor diesem Hintergrund ist es den Schulen verwehrt, im Falle nur eingeschränkt erteilter Einwilligungserklärungen (beispielsweise nur für den Jahresbericht und die Tagespresse, nicht jedoch für das Internet) unter Verweis auf einen etwaigen Mehraufwand generell auf jede Veröffentlichung von Daten des Betroffenen zu verzichten. Dies würde nicht nur dem ausdrücklichen Willen des Betroffenen widersprechen, sondern ihn auch in unzulässiger Weise unter Druck setzen, letztlich gegen seinen Willen einer schulischen Veröffentlichung in allen Medien zuzustimmen. Kein Betroffener ist aber verpflichtet, seine Einwilligung zu geben; aus der Nichterteilung, der eingeschränkten Erteilung oder dem (Teil-) Widerruf der Einwilligung dürfen den Betroffenen auch keine Nachteile entstehen.

10.4. Kein Einsatz von "Plagiatssoftware" an Schulen

Um den Schulen unkomplizierte und rechtssichere Vervielfältigungen aus urheberrechtlich geschützten Werken für den Unterrichts- und Prüfungsgebrauch zu ermöglichen, schlossen die Kultusministerien der Länder mit den Verwertungsgesellschaften und Schulbuchverlagen im Dezember 2010 einen "Gesamtvertrag zur Einräumung und Vergütung von Ansprüchen nach § 53 UrhG". Den Schulen erlaubt werden in dem dort näher bestimmten Umfang allerdings nur papiergebundene, nicht aber digitale Kopien. Um die Einhaltung dieser Vereinbarung sicherzustellen, sieht der Vertrag an jährlich mindestens einem Prozent der öffentlichen Schulen den Einsatz einer - von den Verlagen noch zu entwickelnden und sodann den Schul- und Sachaufwandsträgern zur Verfügung zu stellenden - sog. "Plagiatssoftware" vor, mit der die Schulrechner auf nicht erlaubte digitale Kopien überprüft werden sollen (§ 6 Abs. 4 des Gesamtvertrags).

Die vereinbarte Anwendung einer Software zum Auffinden unzulässiger digitaler Kopien wurde in Politik, Medien und Öffentlichkeit unter dem Schlagwort "Schultrojaner" sehr kritisch diskutiert. In diesem Zusammenhang haben mich zahlreiche Anfragen - insbesondere von Landtagsabgeordneten und von Lehrerinnen und Lehrern - erreicht. Auch der Bayerische Landtag hat sich u.a. im Rahmen von vier Dringlichkeitsanträgen eingehend mit dieser Problematik befasst (siehe Plenarprotokoll 16/87 vom 09.11.2011, S. 7829 ff.).

Von dem Vertrag und dem darin vorgesehenen Einsatz der "Plagiatssoftware" habe ich erst im Herbst 2011 aus der Presseberichterstattung erfahren. Aus Datenschutzsicht kann ich die Sorgen der Lehrerinnen und Lehrer sehr gut nachvollziehen. Ich habe mich daher unmittelbar nach Bekanntwerden der Vorgänge an das Staatsministerium für Unterricht und Kultus gewandt und um Aufklärung des Sachverhalts gebeten. Dabei habe ich bereits zu diesem Zeitpunkt deutlich gemacht, dass ich zur Wahrung der Urheberrechte keine Notwendigkeit für eine personenbezogene Datenerhebung mittels der Software sehe.

Das Staatsministerium für Unterricht und Kultus teilte mir daraufhin mit, dass die im Vertrag vorgesehene Software nicht der Feststellung dienen soll, welche Lehrkräfte digitale Kopien hergestellt haben. Nach Darstellung des Kultusministeriums ist eine Erhebung personenbezogener Daten mithilfe der Software vielmehr überhaupt nicht beabsichtigt. Den Verlagen sollen lediglich die Zahl etwaiger Plagiate sowie die Namen und der Umfang der betroffenen Werke mitgeteilt werden. Das Staatsministerium für Unterricht und Kultus sicherte mir darüber hinaus zu, dass die Länder den Einsatz der Software erst dann befürworten werden, wenn sie als datenschutzrechtlich und technisch unbedenklich angesehen werden kann.

Im Wege einer im Internet abrufbaren Pressemitteilung gab die Kultusministerkonferenz schließlich am 13.12.2011 bekannt, dass die "Plagiatssoftware" bis auf Weiteres - jedenfalls im Jahr 2012 - nicht zum Einsatz kommen wird; in Gesprächen der Vertragspartner sollten ferner mögliche Alternativen diskutiert werden.

Daraufhin habe ich das Staatsministerium für Unterricht und Kultus im Januar 2012 aufgefordert, auf den Einsatz der "Plagiatssoftware" vollständig zu verzichten und eine das informationelle Selbstbestimmungsrecht unberührt lassende Form der Kontrolle zu finden. Auch wenn die unmittelbare Erhebung personenbezogener Daten mittels der "Plagiatssoftware" nach Angaben des Kultusministeriums nicht beabsichtigt ist, können doch die erhobenen, auf den ersten Blick rein werkbezogenen Daten - je nach Art und Verbreitungsgrad des betroffenen Werks sowie den kopierten Stellen und dem Zeitpunkt der Speicherung - in vielen Fällen mittelbar sehr wohl Rückschlüsse auf bestimmte Lehrerinnen und Lehrer zulassen. In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass sich die Länder bei Bekanntwerden von Verstößen zur Einleitung disziplinarrechtlicher Maßnahmen gegen die betreffenden staatlichen Schulleiter und Lehrkräfte (§ 6 Abs. 7 des Gesamtvertrags) und zur Information der Rechteinhaber über die bei Rechtsverletzungen eingeleiteten Maßnahmen (§ 6 Abs. 3 Spiegelstrich 3 des Gesamtvertrags) im Gesamtvertrag verpflichtet haben. Unabhängig davon ist der Dienstvorgesetzte ohnehin nach Art. 19 Abs. 1 Satz 1 Bayerisches Disziplinargesetz - also bereits kraft Gesetzes - zur Einleitung eines Disziplinarverfahrens und zur Durchführung der erforderlichen Ermittlungen verpflichtet, wenn zureichende tatsächliche Anhaltspunkte vorliegen, die den Verdacht eines Dienstvergehens rechtfertigen. Vor diesem Hintergrund habe ich das Kultusministerium darauf aufmerksam gemacht, dass der Einsatz einer "Plagiatssoftware" einer hinreichenden gesetzlichen Rechtsgrundlage bedarf (Art. 15 Abs. 1 BayDSG), die schuldatenschutzrechtliche Befugnisnorm des Art. 85 Abs. 1 BayEUG insoweit aber wohl ausscheidet, da die Wahrung der Urheberrechte nach meinem Kenntnisstand keine den Schulen durch Rechtsvorschriften zugewiesene Aufgabe darstellt.

Meine erneute Intervention beim Staatsministerium für Unterricht und Kultus und die öffentliche Kritik haben offensichtlich ihre Wirkung nicht verfehlt: Mit Pressemitteilung vom 04.05.2012 teilte das - innerhalb der Länder für die Verhandlungen mit den Schulbuchverlagen federführende - Staatsministerium für Unterricht und Kultus mit, dass nach neuerlichen Verhandlungen bundesweit vom Einsatz einer "Plagiatssoftware" an den Schulen im beiderseitigen Einvernehmen abgesehen wird. Das Kultusministerium kündigte zudem an, mit den Schulbuchverlagen eine gemeinsame Lösung zu erarbeiten, um den Lehrkräften auch Möglichkeiten zur digitalen Nutzung von Unterrichtswerken und -materialien an die Hand zu geben.

Ich werde die weitere Entwicklung genau verfolgen und mich auch künftig mit Nachdruck für die datenschutzrechtlichen Belange der Lehrerinnen und Lehrer einsetzen.

10.5. Videoüberwachung der Schultoilette

In kurzer Folge waren in der Knabentoilette einer staatlichen Schule mehrere, teils schwerwiegende Vorfälle von Sachbeschädigungen aufgetreten. So war u.a. eine Toilette mehrfach absichtlich mit Klopapierrollen verstopft, sodann benutzt und anschließend gespült worden. Um weitere Beschädigungen zu verhindern, ließ die Schulleitung in der Aula eine Videokamera anbringen, die auch den Zugang zur Knabentoilette erfasste. Die Schülerinnen und Schüler, die Lehrerinnen und Lehrer, der Personalrat und der Elternbeirat der Schule wurden allerdings erst nach der Installation der Videokamera informiert.

Über diesen Vorgang wurde ausführlich in der örtlichen Presse berichtet; dabei wurde auch darauf hingewiesen, dass an weiteren Schulen im betroffenen Landkreis eine Videoüberwachung vorhanden sei. Vor allem aufgrund dieser Berichterstattung gingen zahlreiche Eingaben bei mir ein, in denen (auch nicht unmittelbar betroffene) Bürgerinnen und Bürger ihre Besorgnis über derartige Überwachungsmethoden - gerade in Schulen - zum Ausdruck brachten.

Auf meine Bitte um Stellungnahme teilte mir die Schule zunächst mit, dass es sich bei der Videokamera lediglich um eine Kameraattrappe handelte. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist allerdings festzuhalten, dass auch eine Kameraattrappe bezweckt, das Verhalten der vermeintlich überwachten Personen in bestimmter Weise zu beeinflussen, und daher in ähnlicher Weise wie eine "echte" Videoüberwachung in das Persönlichkeitsrecht der Betroffenen eingreift. Aus diesem Grunde muss die datenschutzrechtliche Zulässigkeit einer Kamera-attrappe nach den für eine Videoüberwachung geltenden Grundsätzen des Art. 21 a BayDSG beurteilt werden (siehe hierzu 24. Tätigkeitsbericht, Nr. 7.3 sowie Wilde/Ehmann/Niese/Knoblauch, Bayerisches Datenschutzgesetz, Kommentar, Art. 21 a BayDSG Anm. 9). Speziell für den Schulbereich enthält Anlage 8 "Videoaufzeichnung an Schulen" der vom Staatsministerium für Unterricht und Kultus erlassenen Verordnung zur Durchführung des Art. 28 Abs. 2 des Bayerischen Datenschutzgesetzes (im Folgenden: Durchführungsverordnung) weitere, detaillierte Vorgaben.

Daher habe ich die Schule unter Verweis auf meine Ausführungen in meinem 23. Tätigkeitsbericht, Nr. 12.2.2, darauf hingewiesen, dass die Installation einer Videokamera(attrappe) nur in engen Grenzen zulässig ist. So darf - neben weiteren Einschränkungen - die (vermeintliche) Videoaufzeichnung beispielsweise nur Personen betreffen, die sich im Eingangsbereich der Schule aufhalten oder sich zwischen 22:00 Uhr und 6:30 Uhr außerhalb von schulischen oder sonstigen von der Schule zugelassenen Veranstaltungen auf dem Schulgelände befinden; darüber hinaus ist eine Aufzeichnung nur außerhalb von schulischen oder sonstigen von der Schule zugelassenen Veranstaltungen an Feiertagen, an Wochenenden oder in den Ferien auf dem Schulgelände zulässig (siehe Nr. 2.5 der Anlage 8 der Durchführungsverordnung). Selbst wenn diese örtlichen und zeitlichen Grenzen gewahrt werden, setzt eine Videoaufzeichnung oder die Anbringung einer Attrappe voraus, dass dies zum Schutz der in Art. 21 a Abs. 1 Satz 1 BayDSG genannten Rechtsgüter im Einzelfall erforderlich ist. Die Schule hat daher sorgfältig zu prüfen, ob nicht andere Aufsichts- und Überwachungsmaßnahmen sowie sonstige - insbesondere pädagogische - Mittel ausreichen. Zudem dürfen keine Anhaltspunkte dafür bestehen, dass durch die (vermeintliche) Videoüberwachung überwiegende schutzwürdige Interessen insbesondere der Schülerinnen und Schüler beeinträchtigt werden (Art. 21 a Abs. 1 Satz 2 BayDSG). Schließlich ist es aus Gründen der Transparenz und der Akzeptanz einer derart gravierenden Maßnahme ratsam, über die in der Regel nach Art. 75 a Abs. 1 Nr. 1 BayPVG notwendige vorherige Mitbestimmung des Personalrates hinaus auch den Elternbeirat zuvor in den Entscheidungsprozess einzubeziehen.

Art. 21 a Abs. 1 BayDSG Videobeobachtung und Videoaufzeichnung (Videoüberwachung)

(1) ¹Mit Hilfe von optisch-elektronischen Einrichtungen sind die Erhebung (Videobeobachtung) und die Speicherung (Videoaufzeichnung) personenbezogener Daten zulässig, wenn dies im Rahmen der Erfüllung öffentlicher Aufgaben oder in Ausübung des Hausrechts erforderlich ist,

1. um Leben, Gesundheit, Freiheit oder Eigentum von Personen, die sich im Bereich öffentlicher Einrichtungen, öffentlicher Verkehrsmittel, von Dienstgebäuden oder sonstigen baulichen Anlagen öffentlicher Stellen oder in deren unmittelbarer Nähe aufhalten, oder
2. um Kulturgüter, öffentliche Einrichtungen, öffentliche Verkehrsmittel, Dienstgebäude oder sonstige bauliche Anlagen öffentlicher Stellen sowie die dort oder in deren unmittelbarer Nähe befindlichen Sachen

zu schützen. ²Es dürfen keine Anhaltspunkte dafür bestehen, dass überwiegende schutzwürdige Interessen der Betroffenen beeinträchtigt werden.

Nicht zuletzt aufgrund meines Einschreitens wurde die Kameraattrappe schließlich wieder entfernt. Stattdessen will die Schule nun weitere Beschädigungen der Knabentoilette insbesondere durch organisatorische Vorkehrungen und pädagogische Maßnahmen - vor allem durch zusätzliche Aufsichten - verhindern.

Im Hinblick auf die oben skizzierte Presseberichterstattung habe ich das Staatsministerium für Unterricht und Kultus sodann gebeten, im Rahmen seiner datenschutzrechtlichen Gesamtverantwortung nach Art. 25 Abs. 1 BayDSG auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben bei der Videoüberwachung an allen staatlichen Schulen im betroffenen Landkreis hinzuwirken. Das Staatsministerium für Unterricht und Kultus hat daraufhin eine umfangreiche Überprüfung vorgenommen und mir alsdann versichert, dass nach der Behebung von Unregelmäßigkeiten mittlerweile keine unzulässigen Videoüberwachungen mehr erfolgen.

Abschließend möchte ich aus Datenschutzsicht noch einmal betonen, dass die Installation von Kameras oder Kameraattrappen im Schulbereich einen intensiven Eingriff in das Persönlichkeitsrecht insbesondere der Schülerinnen und Schüler sowie der Lehrerinnen und Lehrer bedeutet und ein nicht unproblematisches Signal an die Schulgemeinschaft sowie die Öffentlichkeit sendet. Die Schulen müssen daher bei der Beurteilung der Frage, ob die Anbringung einer Kamera oder Kameraattrappe im konkreten Fall tatsächlich notwendig und angemessen ist oder ob nicht andere - insbesondere pädagogische - Maßnahmen ausreichen, gerade aufgrund ihrer pädagogischen Verantwortung ein hohes Maß an Sensibilität zeigen.

10.6. Broschüre "Datenschutz in der Schule"

Bei meinem Amtsantritt hatte ich mir zum Ziel gesetzt, Bedeutung und Tragweite des mitunter etwas sperrigen Themas "Datenschutz" einem breit gefächerten Adressatenkreis - in erster Linie natürlich den bayerischen Bürgerinnen und Bürgern - auf anschauliche, dennoch informative Art und Weise näher zu bringen. Ich habe daher bereits im Jahre 2010 damit begonnen, zu ausgewählten, nach meiner langjährigen Erfahrung die Allgemeinheit besonders interessierenden datenschutzrechtlichen Themenkomplexen eine Reihe kompakter und allgemein verständlicher Broschüren aufzubauen. So habe ich nach der im Jahre 2010 erschienenen Broschüre zum Thema "Datenschutz im Krankenhaus" im Jahre 2011 die Broschüre "Datenschutz im Rathaus" herausgebracht. Die Broschürenreihe ist insbesondere dadurch gekennzeichnet, dass anhand der Schilderung eines zwar fiktiven, in der Praxis aber regelmäßig so oder so ähnlich vorkommenden Geschehens konkrete Lebenssituationen aus Sicht eines Betroffenen datenschutzrechtlich beleuchtet und erläutert werden.

Diese erfolgreiche Reihe habe ich im Jahre 2012 mit der Veröffentlichung zweier weiterer Broschüren fortgesetzt. Zur Broschüre "Datenschutz bei der Polizei" verweise ich im Einzelnen auf meine obigen Ausführungen (siehe Nr. 3.17). An dieser Stelle möchte ich über meine neue Broschüre "Datenschutz in der Schule" berichten, die pünktlich zu Beginn des Schuljahres 2012/2013 erschienen ist (siehe auch meine Pressemitteilung "Mit Datenschutz durchs neue Schuljahr" vom 10.09.2012).

Mit dieser Broschüre möchte ich alle am Schulleben Beteiligten gleichermaßen ansprechen, also insbesondere die Schülerinnen und Schüler, ihre Erziehungsberechtigten und die Lehrkräfte. Anhand eines fiktiven Schülers, den ich gemeinsam mit dem Leser durch ein Schuljahr begleite, werden darin schlaglichtartig einige zentrale Datenschutzvorgaben für öffentliche Schulen erläutert: so werden insbesondere die Themen passwortgeschützte Lernplattformen, Schulhomepage, Videoaufzeichnung, Jahresbericht und Notenverwaltung, wie ich hoffe, für den Laien verständlich beleuchtet. Nicht zuletzt möchte ich mit dieser Broschüre auch die sukzessive an den staatlichen Schulen neu einzurichtenden schulischen Datenschutzbeauftragten (siehe dazu Nr. 10.1) in ihrer Aufgabenwahrnehmung unterstützen.

Um sicherzustellen, dass die Broschüre ihren breit gefächerten Adressatenkreis tatsächlich - möglichst zu Schuljahresbeginn 2012/2013 - erreicht, habe ich mich im Vorfeld an das Staatsministerium für Unterricht und Kultus mit der Bitte um Unterstützung gewandt. Das Kultusministerium hat die Broschüre vollumfänglich begrüßt und sich umgehend dazu bereit erklärt, sie in elektronischer Form an die bayerischen öffentlichen Schulen zu verteilen sowie insbesondere auf der Homepage des Kultusministeriums zu verlinken. Darüber hinaus hat mir das Kultusministerium angeboten, die bayerischen Lehrerinnen und Lehrer durch einen Gastbeitrag in der Lehrerzeitschrift "Lehrerinfo" in gleicher Weise wie die bayerischen Schülerinnen und Schüler und ihre Erziehungsberechtigten durch einen Hinweis in der - immerhin in einer Auflage von 1,34 Millionen Exemplaren bayernweit an jeden Schüler in Papierform verteilten - Elternzeitschrift "Schule & Wir" auf die Broschüre aufmerksam zu machen; dieses Angebot habe ich gerne angenommen.

Ebenso wie die übrigen bisher erschienenen Broschüren kann auch die Broschüre "Datenschutz in der Schule" in elektronischer Form von meiner Homepage www.datenschutz-bayern.de unter der Rubrik "Veröffentlichungen" heruntergeladen oder in Papierform bei meiner Geschäftsstelle angefordert werden.