株式会社エスケイジャパン

結局のところ、問題の根底には、200 人規模の会社でサーバーを管理するのは効率的ではないということだと思います。サーバーはハウジングへ、そしてアプリケーションはクラウドに移行するのが最善策だと考え、Google Workspace への移行を決定しました。導入にあたり、社内システムからの移行期間を 3 ヶ月設けましたが、実際の導入は 1 ヶ月で完了しました。弊社は平均年齢が 33 歳と比較的若いこともあり、操作等での混乱はほとんどありませんでした。現在では、管理者 2 人で国内 4 拠点にまたがり使用されている 220 のアカウントを問題なく管理できています。また、弊社は上場しているので遵守すべきコンプライアンスが厳しいのですが、Google Workspace はセキュリティ面においても米国の連邦情報セキュリティ マネジメント法（ FISMA ）に基づいているため、その安全性は確かなものです。加え、私は大学院で符号暗号理論を研究していたのですが、ソフト的な脅威と物理的な脅威は同等に考えるべきであり、極端かもしれませんが、社内にサーバーを設置してドアに「サーバールーム」と書いてあるよりは、クラウドでどこにあるか分からない方がよほど安全だと言えます。

Google Workspace の導入まで、外出の多いスタッフは携帯電話にメールを転送して見ていました。大きな容量のビジュアル素材を多くやりとりするにもかかわらず、外では添付ファイルを見ることができないというジレンマです。そこで Google Workspace の導入を機に 50 台程度の iPad を導入し、出張の多い役員や営業スタッフに配りました。業務改善は、適切なハードウェアとサービスが組み合わされた時にはじめて成し遂げられます。これにより、迅速なメールの確認・返信だけでなく、最新のカタログは常に大容量の Gmail や Google ドライブに保存されているので iPad で閲覧しながら商談することができるようになり、成約率も高まるなど全社的な売上達成率にも大きな改善が見られます。また同時に、これまでは営業スタッフはカタログをカラー印刷して持ち歩いたり、在庫管理スタッフは 1 部 100 枚もある在庫表を営業スタッフの数だけ印刷していたため、4 箇所の営業所で 1 ヶ月に 40 万円の印刷・コピー料金がかかっていました。加え、これらの印刷作業は毎日行われていたため、ここにかかる時間も相当なものです。しかし Google Workspace の導入により、今では複合機にかかるコストは基本リース料金内の数万円に、そして印刷にかかる時間もほぼゼロに等しくなりました。

また前にも触れた在庫管理表ですが、100 枚もあると目的の品目を探すことだけで大変したが、Google の強力な検索機能により目的の品目を簡単に探すことができるようになりました。今までは最新の在庫や欠品商品を確認するため、営業スタッフは商談中に在庫管理スタッフに電話確認をするか、あるいは経験と勘が要求される場面もありましたが、今では最新の情報をドライブで共有することにより、確実な情報に基づいた迅速な商談が可能となっています。

弊社では、Gmail やドライブ、そして Google ドキュメントの他、Google カレンダーや Google サイト等のアプリも効果的に使っています。スケジュールの共有はもとより、会議室や社用車予約、社長や社員からのメッセージ発信、そして福利厚生や人事異動の情報等、社内で必要な総務や庶務関連の連絡は全てサイトで行なっています。しかも特別なアドオン無しで、全てサイトの基本機能でシステムを構築しています。

私は、社内システムは導入して終わりではなく、それが会社の成績に反映されてはじめて終わり、また次のさらなる改善につながっていくものだと考えています。その意味では、Google Workspace は導入効果が高く、その利用用途には無限の可能性を感じます。今後ですが、現在はファイル サーバーの管理を各営業所のスタッフに頼らざるを得ないため、これをクリアするためにも、全てドライブに移行したいと考えています。今後の Google Workspace の進化に大きく期待しています。