株式会社エー・ピーカンパニー

じつは、グループウェアよりも前にメールサービス自体を探していました。というのも、店舗では皆フリーメール等を利用しており、セキュリティの面でも利便性の面でも、安心して使えるメールサービスの導入が必要不可欠となっていたからです。

当初、一般的なレンタルサーバーでメール管理をする方法も考えたのですが、さらに事業が拡大し、アカウントが増えていくことを考えると、少し難しいと思えました。メールも使えて、グループウェアとしても機能する、そのうえで将来性にも期待できる......それに合致するのが Google Workspace だったわけです。

実際、他のサービスもいろいろと検討しましたし、単体のサービス内容を見ていくと、どれも特性がありましたが、サービス毎に別の会社のものを導入すると、入り口が複数になってしまい、運用する各店舗にもオペレーションが難しくなってしまいます。メールやカレンダー、ドキュメントといったすべてのサービスを高いレベルのパフォーマンス、いわば総合点という意味では、Google Workspace 以外に選択はありませんでしたね。

Gmail がどこからでも見ることができて、使いやすいというのは、ある程度分かっていたこと。期待通りでしたが、実際に使い出すとドキュメントの存在が大きいですね。

前述の売り上げなど集計データは、常時、誰もが更新できますし、アクセスの権限を設定しておくことも可能。ファイル上でメッセージを送ることもできるので、いちいちメール画面を立ち上げて「ファイルを送ったのでご確認ください」といったメールを打つ必要もありません。弊社のような 100 人を越えるような人間で共有する際、共有ファイルの一番の問題は、「誰が、いつ、どのように更新をしたか?」といった更新履歴がわかることだと思いますが、その点でも Google Workspace のドキュメントは優秀ですね。

こういったファイル共有によって、チームワークが円滑になるということは、手間が減っているということ。数値化することは難しいですが、確実にコスト削減にも役立っていると思います。