Mettre en forme une liste de publications dans word

La première étape est d’exporter dans un fichier .csv la liste des publications à l’aide de l’outil "Export avancé" . Importer les données dans un fichier excel pour séparer les champs et travailler les données (tri par ex.).

Utiliser le fichier d’export csv dans Word 

Le principe du publipostage est de créer un modèle de document Word dans lequel on définit la présentation souhaitée (feuille de style) : choix et ordre des champs, police, style, couleur, etc… en utilisant le fichier csv obtenu en export comme source (base) de données.

On sélectionne les champs présents dans le fichier .csv à mettre dans le fichier Word, en les ordonnant et les séparant selon le format souhaité. Puis on ‘fusionne’ les données du fichier .csv avec le fichier modèle word ainsi constitué, ce qui donne un fichier Word ‘résultat’. Le fichier Word ‘modèle’ peut être enregistré pour être réutilisé avec d’autres données issues d’un autre export csv.

On a donc 3 fichiers :

1. un fichier csv qui contient des champs et des données dans chacun des champs exportés = fichier source de données (base de données),
2. un fichier Word qui est le fichier modèle, constitué en sélectionnant des champs de la source de données csv, avec une mise en page et un style personnalisé
3. un fichier résultats constitué par la fusion des deux précédents : import des données du fichier csv selon les caractéristiques définies dans le fichier modèle.

Comment faire

• Dans Word, ouvrir un nouveau fichier, qui sera le fichier modèle, puis choisir l’outil  fusion et publipostage ou gestionnaire de publipostage (attention : le nom de l’outil peut varier selon votre version de Word). Une barre d’outils ou un pop up apparaît avec des instructions.
• Sélectionner un type de document (étiquettes, enveloppes, répertoire, catalogue) : choisir répertoire ou catalogue.
• Sélectionner la liste des destinataires : c’est à cette étape qu’on choisit le fichier .csv comme fichier source. Ouvrir la source de données en sélectionnant votre fichier d’export .csv ; choisir un format Unicode.
• Choix des champs présents dans le fichier source .csv : faire glisser ou sélectionner les champs proposés dans le fichier word créé au départ, qui sera le modèle. Les champs peuvent être ordonnés, séparés par des séparateurs (virgule, espace, point, etc…), avec une police particulière, un style, des couleurs de police, etc.
• Définissez à ce moment dans le fichier modèle un enregistrement type.
• Insérer le séparateur des enregistrements aussi (ligne, saut de ligne, etc…)
• Fusion des résultats : la fusion crée un autre fichier Word, le fichier de résultats ; cette action importe les données du fichier .csv selon ce qui a été défini dans le modèle.

Le modèle peut ensuite être réutilisé.

Voir aussi l’aide de word.